Avis CNC 176-1 - Aspects de droit comptable relatifs à l'an 2000

Avis CNC 176-1 - Aspects de droit comptable relatifs à l'an 2000
Certains systèmes informatiques ne sont pas, dans leur version actuelle, à
même de gérer de manière adéquate les données relatives aux dates
postérieures à l'année 1999, dans la mesure où ils ont été conçus pour
traiter et stocker les deux derniers chiffres de l'année et non les quatre
chiffres. Par économie de l'utilisation de la mémoire, les deux chiffres
relatifs au siècle ont, en effet, souvent été omis. Ce problème est par
conséquent susceptible d'affecter toutes les entités, dans des proportions
variables, puisqu'il a un impact potentiel sur l'ensemble des systèmes
opérationnel, financier, de production, de sécurité, et même sur les
systèmes informatiques gérant des automatismes. En outre, même dans le cas
où les systèmes gèrent correctement le changement de millénaire, il existe
un risque qu'une entreprise puisse néanmoins rencontrer des difficultés de
fonctionnement dans des conditions normales d'exploitation. Ces incidents
peuvent se produire non pas uniquement à minuit le 31 décembre 1999 mais
pendant une période pouvant s'étendre sur plusieurs années. Au demeurant,
des incidents liés à l'an 2000 se sont déjà produits, dans certains
systèmes informatisés, à la date de publication du présent avis.
De nombreuses institutions et organisations tant nationales
qu'internationales ont publié des recommandations (1) visant, tant dans le
secteur public que dans le monde de l'entreprise, à stimuler et à
accompagner l'adaptation de systèmes informatiques et d'automatisation au
passage à l'an 2000. Des listes de contrôle ou "check-lists" concernant le
problème du millénaire ont été publiées à cet effet.
En Belgique, différents instituts de professionnels de la comptabilité ont
attiré, dans des publications et notes techniques (2) , l'attention sur les
problèmes qui pourraient survenir à cet égard dans l'organisation
administrative et la tenue de la comptabilité. Ces notes techniques
diverses ont plus particulièrement examiné les conséquences éventuelles du
passage à l'an 2000 sur l'établissement, la vérification et la révision des
états financiers, en apportant à cet égard des précisions à propos des
responsabilités respectives des organes d'administration des entreprises et
des professionnels de la comptabilité concernés.
[pic]
En ce qui concerne les aspects de droit comptable afférents au passage à
l'an 2000, il convient de distinguer deux volets complémentaires.
1. Quant au traitement comptable à réserver aux différents coûts pouvant
être associés au passage à l'an 2000
La Commission des Normes comptables est d'avis qu'il n'y a pas lieu de
prévoir, pour les coûts liés au passage à l'an 2000, des règles
différentes de celles qui s'appliquent de manière générale, et
notamment lors d'innovations techniques ou de modifications
technologiques importantes (3).
Dans cette perspective, il importe de distinguer, selon leur nature,
les différents types de coûts pouvant être associés au contrôle et à
l'adaptation éventuelle des systèmes d'organisation des entreprises
dans le cadre du passage à l'an 2000. Une telle typologie permettra de
mettre en oeuvre des traitements comptables appropriés pour les
différentes dépenses.
De manière non exhaustive, on envisagera les dépenses suivantes.
. Mise en conformité des matériels et logiciels informatiques
entraînant l'acquisition de nouvelles applications ou des
modifications des chaînes existantes (rénovation des
applications centrales, mise à niveau progressive des logiciels
de base et outils d'exploitation et de développement, mise à
jour des progiciels et remplacement des matériels, ...).
Il convient tout d'abord d'attirer l'attention sur l'importance
d'un examen juridique approprié d'une telle mise en conformité.
Sous l'angle juridique, il n'est en effet pas sûr que, dans tous
les cas de figure, l'adaptation des logiciels incombe à
l'entreprise ayant acquis le matériel informatique et les
logiciels. Certains contrats de maintenance ou de licence
peuvent prévoir de mettre à charge du fournisseur les frais
d'adaptation de logiciels au passage à l'an 2000.
Le traitement comptable afférent à ces dépenses (qui
constitueront, de manière générale, le poste le plus important
de dépenses liées au passage à l'an 2000) doit être mis en
oeuvre à l'aune des principes de droit commun et plus
particulièrement de ceux repris dans l'avis 138/5 "Logiciels" de
la Commission (4) .
Dans ce contexte, il conviendra de distinguer, en vue de la
définition de leurs traitements comptables respectifs:
. les logiciels d'application acquis à cet effet auprès de
tiers ou obtenus en vertu d'un droit usage (contre
rémunération unique); et
. les logiciels d'application développés dans ce même but par
l'entreprise elle-même.
En ce qui concerne plus particulièrement les frais de
maintenance (à savoir les frais engagés après l'achèvement du
projet informatique initial et sa mise en service effective), il
y a lieu de rappeler la distinction opérée dans l'avis 138/5
précité:
L'entretien et l'adaptation d'un programme, sans modifier la
nature de l'application même, entraîneront une charge à porter
dans le compte de résultats; il ne s'agit en effet pas d'une
charge à caractère d'investissement. Si, en revanche, une
modification fondamentale est apportée au programme afin de
changer ou d'étendre l'application même, les frais qui en
résultent peuvent être portés à l'actif (5) .
Le caractère de modification fondamentale ou non apportée au
système devra par conséquent être apprécié en vue de déterminer
le traitement comptable afférent aux frais engagés dans le cadre
de la mise à jour visant à rendre le système compatible avec le
passage à l'an 2000.
C'est au demeurant une position analogue à celle défendue par le
Comité d'urgence de l'organe de normalisation comptable
britannique (ASB) qui, dans une note d'information (6) ,
souligne que: "the costs of rendering existing software year
2000 compliant should be written off to the profit and loss
account, the only exception being where an entity already has an
accounting policy for capitalizing software costs and to the
extent that the expenditure in question clearly represents an
enhancement of an asset beyond that originally assessed rather
than merely maintaining its service potential".
Dans ce contexte et tout en soulignant que le présent avis ne
peut avoir pour portée d'envisager les aspects techniques et
informatiques inhérents à de telles adaptations des systèmes, il
peut s'avérer utile de préciser que deux méthodes sont
couramment utilisées en vue d'apporter une solution technique à
la problématique du passage à l'an 2000 (7) .
Il s'agit:
. d'une part de la méthode dite d'extension de la date qui
consiste en l'ajout, devant les deux chiffres de l'année
(AA), de deux chiffres représentant le siècle. Cette
méthode a pour conséquence d'impliquer la conversion
massive, indispensable de tous les programmes et fichiers.
Elle constitue toutefois la solution la plus logique et la
plus évidente même si cette migration simultanée de la
grande majorité des programmes et fichiers ira de pair avec
l'engagement de frais significatifs;
. d'autre part de la méthode dite du fenêtrage qui revient à
conserver les deux chiffres de l'année (AA), le siècle
étant quant à lui déduit des deux chiffres de l'année selon
une règle qui peut être présentée comme suit. Si AA est
inférieur à ce qu'il conviendrait d'appeler une "année
pivot" (par exemple: 50), la date mise en oeuvre
automatiquement sera 20AA, les années 50 à 99 correspondant
quant à elles aux années 1950 à 1999. Cette méthode a pour
avantage de ne modifier aucun champ informatique. Par
ailleurs, seuls les programmes traitant des dates devront
être convertis (chaque programme converti restant par
ailleurs compatible avec sa version non convertie). Quant
aux (nombreux) programmes dans lesquels des dates ne font
qu'être affichées ou imprimées, ils ne devront pas être
convertis. La mise en oeuvre d'une telle méthode peut par
contre poser problème pour des données historiques telles
que des dates de naissance, ... .
Il appartiendra par conséquent à l'organe de gestion concerné
d'apprécier si la mise en oeuvre de telle ou telle méthode
(permettant de trouver une solution technique au passage à l'an
2000) impliquera d'apporter une modification fondamentale au
programme concerné. La Commission entend toutefois souligner (à
l'instar du Conseil National de la Comptabilité de France) que
certains logiciels (ou des mises à jour y afférentes) de peu de
valeur, ou dont la consommation est très rapide peuvent être
considérés comme étant entièrement consommés dans l'exercice de
leur mise en