Centre de formation professionnelle - Carrefour des Stagiaires

Centre de formation professionnelle Capa Année judiciaire 2014-2015
PREMIERE PARTIE : L'ORGANISATION DU CABINET D'AVOCAT DEUXIEME PARTIE : LES OBLIGATIONS FISCALES ET COMPTABLES DE L'AVOCAT TROISIEME PARTIE : LA PRATIQUE DES HONORAIRES
* *
* Première partie : L'organisation du cabinet La partie relative à l'organisation du cabinet a été rédigée par : Jean-Pierre Bette, avocat au Barreau de Bruxelles
John Bigwood, bâtonnier au Barreau de Bruxelles
Xavier Grognard*, avocat au Barreau de Bruxelles
François Motulsky*, avocat au Barreau de Bruxelles
Thierry Van Nerom*, avocat au Barreau de Bruxelles
Jean-Pierre Van Cutsem, avocat au Barreau de Bruxelles
Patrick Van Damme*, avocat au Barreau de Bruxelles
(*) auteurs de la mise à jour 2007/2008
I. Introduction - Avertissement
L'exercice de la profession d'avocat nécessite de multiples qualités.
Outre une connaissance juridique importante et souvent spécialisée dans
un domaine du droit particulier, elle requière une discipline
administrative et une compétence d'organisation importante.
Ces compétences doivent être acquises rapidement et mises en ?uvre
quotidiennement par l'avocat qui entend prêter assistance à son patron,
aider ses collaborateurs, travailler de concert avec ses associés et qui de
surcroît tend à développer son cabinet et à satisfaire sa clientèle au sein
de l'organisation qu'il a souhaité mettre en place.
L'organisation rigoureuse de son cabinet est essentielle tant elle
contribue à l'efficacité de l'action de l'avocat.
Cette organisation rigoureuse se marque par plusieurs aspects qui passent
de l'accueil du client à la tenue correcte des entretiens et des réunions
avec lui, à la suite rapide et efficace donnée aux problèmes posés et aux
dossiers confiés, au respect des échéances judiciaires ou administratives,
au strict respect des règles déontologiques, comptables et fiscales et en
l'assurance, enfin, que la juste rémunération de ses prestations soit
garantie.
L'objectif des présentes notes est de tenter de déterminer les lignes
directrices qui doivent assurer une gestion efficace du cabinet d'un
avocat.
Ces notes conduiront leurs lecteurs dans des aspects aussi divers de
l'organisation pratique du cabinet (bureau, salle de réunion, secrétariat,
tenue des agendas,...), l'organisation comptable et fiscale et, enfin, la
pratique des honoraires. En ce qui concerne les obligations sociales, le
lecteur pourra se reporter au mémento des stagiaires mis à jour chaque
année et qu'il pourra se procurer au secrétariat de le Conférence du Jeune
Barreau[1].
Tous ces aspects participent de la même intention, celle de rendre plus
efficace, moins onéreuse et partant, plus rentable l'activité de l'avocat,
qu'il travaille seul, en groupe ou en association.
Ces notes ne sont toutefois pas exhaustives. Elles ne se veulent
qu'indicatives.
Toutes les critiques visant à assurer leur exhaustivité ou une meilleure
compréhension des principes régissant l'organisation du cabinet d'avocat
sont à l'évidence souhaitées et les bienvenues.
Les lecteurs des présentes notes voudront bien prendre à cet égard,
directement contact avec leurs auteurs qui tenteront, lorsqu'ils les auront
reçues, de les collationner et d'en tirer le meilleur parti à l'occasion de
futures mises à jour.
Nous tenons d'ores et déjà à remercier ces lecteurs de leur attention. Introduction
L'organisation pratique et matérielle d'un cabinet d'avocats comprend
de nombreux aspects.
Le premier aspect que nous aborderons est celui du contact avec la
clientèle. Recevoir un client est un élément de la profession d'avocat au
moins aussi important et primordial que celui d'effectuer pour lui le
meilleur travail juridique.
L'avocat est en effet très souvent le premier contact que le client a
avec le droit, voire avec la justice. Il s'agit donc de ne pas le décevoir... Le deuxième aspect qu'il nous sera donné d'aborder est celui plus
confidentiel mais néanmoins essentiel de la gestion pratique des dossiers
confiés à l'avocat, comment constituer et tenir un dossier, assurer la
gestion efficace de ce dernier, le classer, comment gérer les audiences
afférentes à ce dossier, gérer l'ensemble des rendez-vous pris par
l'avocat...Il nous sera donné, à ce propos, d'aborder la question
particulière de l'organisation pratique du travail de l'avocat : gestion
des agendas, organisation du secrétariat, utilisation efficace de la
bureautique, ...
Nous évoquerons enfin, dans une dernière partie, l'organisation comptable
et fiscale du cabinet d'avocats.
Outre les obligations légales de tenue d'une comptabilité claire et
précise répondant aux exigences de la loi comptable et fiscale, nous
évoquerons la meilleure manière de satisfaire aux obligations fiscales de
l'avocat et les différents documents qui doivent être obligatoirement tenus
par ce dernier pour satisfaire aux exigences de l'administration fiscale.
Chapitre 1 : L'organisation matérielle du travail de l'avocat -
l'accueil et le contact avec la clientèle L'accueil du client
L'accueil du client ne commence pas lors de la première visite que
celui-ci
rendra à l'avocat. Le client, souvent désemparé, doit être « accueilli » bien avant,
lors du premier contact, souvent téléphonique, qu'il aura avec le cabinet
de l'avocat. L'essentiel de ce premier contact est de se montrer disponible, prêt
à l'écoute et accueillant. Le client doit constater à l'occasion de ce premier entretien
téléphonique que le problème qu'il évoque ou la question qu'il pose rentre
dans les compétences de l'avocat, l'intéresse et que ce dernier souhaite le
rencontrer pour pouvoir approfondir avec lui les différents aspects de la
question ou du litige qu'il souhaite confier à l'avocat. L'idéal serait d'avoir un premier contact téléphonique direct avec le
client. Cela n'est malheureusement pas toujours possible dans la mesure où
l'avocat pourrait être occupé à d'autres tâches (plaidoiries, réunions
extérieures, autres réunions au cabinet,...) au moment où le client décide
de prendre le premier contact. Il faut alors s'assurer qu'il sera reçu téléphoniquement par le
secrétariat, que l'avocat aura mis en place, et qu'il y trouvera chaleur
humaine et réponse à son souhait de convenir avec l'avocat d'un rendez-
vous, ou, le cas échéant, d'être rappelé par téléphone. Si l'avocat ne dispose pas d'un secrétariat, il conviendra que les
appels téléphoniques puissent être reçus et traités, pendant son absence ou
son indisponibilité, par un confrère (stagiaire, collaborateur ou associé)
ou que soit mis en place un système efficace de messagerie (répondeur
automatique, messagerie vocale, ...). Il est essentiel que le client, habituel ou potentiel, trouve réponse
à son appel : le plus souvent, si le client téléphone, c'est qu'il a besoin
d'un conseil, d'une assistance, d'une consultation ou de l'intervention
peut-être urgente d'un avocat. Il doit être répondu à l'appel du client soit immédiatement, soit
ultérieurement. L'avocat pourrait alors également prendre pour habitude, lorsqu'il est
à nouveau disponible de rappeler le client qui a pris contact
téléphoniquement avec son cabinet durant son indisponibilité pour avoir,
avec lui, le premier entretien « préparatoire » à la réunion sollicitée et
obtenue par le client quelques minutes, voire quelques heures auparavant.
I. La première visite du client
Le premier contact noué avec le client est à l'évidence primordial.
Cette première entrevue doit être préparée. Elle ne peut être
improvisée.
Afin d'assurer l'efficacité de la préparation évoquée, il faut
essayer, lors du
premier contact avec le client, de glaner certaines informations relatives
à la question qui sera posée à l'avocat ou au litige qu'il lui sera demandé
de résoudre. Il est, par exemple, essentiel, préalablement au premier contact et à
la première visite du client, d'essayer d'obtenir l'ensemble des documents
constituant le dossier qui sera remis à l'avocat. L'examen des premiers documents remis par le client, préalablement à
sa première visite, surtout si celle-ci est relativement éloignée de la
date à laquelle le premier contact a été pris, permettra à l'avocat de
réfléchir au premier conseil à donner au client lors de sa visite ou, le
cas échéant, à déplacer le rendez-vous du client si des mesures urgentes
devaient être prises avec son accord. L'essentiel lors du premier entretien avec le client est de l'écouter
et de tenter de comprendre le problème posé et l'importance des pièces
qu'il a remises. A l'occasion de ce premier entretien, il faut prendre note des
coordonnées essentielles du client. Il est conseillé d'insérer, dans chaque dossier, une fiche signalétique
reprenant ces coordonnées essentielles : adresse de correspondance, siège
social et/ou d'exploitation, personne de contact, téléphone, téléfax, GSM,
adresse e-mail, numéro d'immatriculation au registre des personnes morales,
numéro de compte bancaire, .... Autant d'informations qui seront utiles pour la gestion du dossier et la
préparation des actes de procédure. Lors de ce même entretien, il faudra également prendre note des faits
saillants des informations fou