Règles d'échantillonnage et d'extrapolation

Annexe VI Règles d'échantillonnage et d'extrapolation Le principe général du contrôle de service fait est celui d'un contrôle
exhaustif des pièces justificatives comptables et non comptables listées
dans le bilan d'exécution.
Cependant, le gestionnaire peut recourir à l'échantillonnage tant pour
l'analyse des dépenses déclarées que pour le contrôle de l'éligibilité des
participants.
Le gestionnaire doit alors être en mesure de justifier le recours à
l'échantillonnage par le nombre élevé de pièces justificatives à contrôler.
En cas de recours à l'échantillonnage, les suites données au contrôle de
l'échantillon dépendent des conclusions du gestionnaire.
Ainsi, en l'absence de constat d'irrégularité dans l'échantillon contrôlé
(défini selon les modalités fixées dans la présente fiche technique), le
gestionnaire valide les dépenses ou les participants déclarés à partir de
ce seul échantillon.
A contrario, si le gestionnaire identifie une ou plusieurs irrégularité(s)
à partir de l'échantillon contrôlé, le gestionnaire a la possibilité
d'extrapoler le taux d'irrégularité constaté, à condition que le recours à
l'extrapolation figure dans la convention ou ses avenants.
Dans le cas où la période de révision de la convention est échue, les
règles d'échantillonnage et d'extrapolation fixées dans la présente fiche
technique peuvent être appliquées sous réserve d'un accord écrit de
l'organisme bénéficiaire signé préalablement au contrôle de service fait.
A défaut de formalisation de l'accord du bénéficiaire, le gestionnaire est
tenu de contrôler exhaustivement les dépenses et les participants déclarés,
si un écart est constaté après examen de l'échantillon constitué[1].
Même en cas d'extrapolation du taux d'irrégularité constaté, le
bénéficiaire conserve la possibilité de justifier pendant la période
contradictoire du contrôle de service fait que le taux d'irrégularité réel
des dépenses ou des participants échantillonnés est inférieur au taux
d'irrégularité extrapolé.
Les méthodes exposées dans la présente fiche technique constituent le droit
commun. Tout gestionnaire souhaitant utiliser d'autres méthodes doit au
préalable obtenir l'approbation de l'autorité de gestion du programme. 1 - Echantillonnage pour l'analyse des dépenses a) Modalités de constitution de l'échantillon L'échantillonnage est réalisé au niveau d'un poste de dépenses pour
garantir l'homogénéité de la population statistique qui fera l'objet d'une
extrapolation.
En règle générale, l'unité de sélection au sein d'un poste de dépenses est
la pièce comptable.
Cependant, le gestionnaire a la possibilité de prendre en compte une autre
unité de sélection (action, salarié, pièce comptable...), si l'unité
retenue est plus pertinente au regard de la nature de l'opération ou du
poste de dépenses examiné.
Si l'unité de sélection retenue pour un poste de dépenses est la pièce
comptable (facture, bulletin de salaire...), le gestionnaire examine
l'ensemble des pièces non comptables (devis, feuilles d'émargement...) et
des justificatifs d'acquittement (facture acquittée, visa du comptable
public...) correspondant à chaque pièce comptable échantillonnée.
Pour toute autre unité de sélection, le gestionnaire examine l'ensemble des
pièces comptables, des pièces non comptables et des justificatifs
d'acquittement correspondants à chaque unité sélectionnée.
Exemples : |Poste de |Unité |Pièces |Pièces non |Justificatifs de |
|dépenses |sélectionn|comptables |comptables |l'acquittement |
|contrôlé |ée |examinées |examinées |des dépenses |
|Dépenses |Pièce | |- Demande de |Visa du bilan |
|directes de |comptable | |devis |d'exécution par |
|prestations |(facture) | |correspondant à|le commissaire |
|de services | | |la facture pour|aux comptes |
| | | |vérification de| |
| | | |la mise en | |
| | | |concurrence ; | |
| | | |- Compte-rendu | |
| | | |d'exécution de | |
| | | |la prestation | |
| | | |de service | |
|Dépenses |Salarié |Bulletins de |Feuilles |Relevés de compte|
|directes de | |salaire du |d'émargement |bancaire pour le |
|personnel | |salarié |signées par le |salaire net, |
| | | |salarié |attestations de |
| | | | |l'URSSAF, des |
| | | | |services fiscaux |
| | | | |et de toute autre|
| | | | |caisse concernée |
| | | | |pour les charges |
| | | | |sociales |
N.B. Pour les dépenses calculées en appliquant un régime de forfaitisation,
le gestionnaire n'a pas à contrôler de pièces comptables et de preuves
d'acquittement pour justifier le forfait. En revanche, pour les dépenses
déclarées dans le cadre d'un régime de coûts standards unitaires ou d'un
régime de coûts forfaitaires, le contrôle de service fait donne lieu à une
vérification de tout ou partie des pièces non comptables justifiant ces
dépenses. Les pièces justificatives non comptables peuvent alors être
échantillonnées selon les modalités fixées dans la présente fiche
technique.[2] Un échantillon doit être constitué aléatoirement, par exemple à partir de
la fonction alea d'Excel[3]. Puisqu'un échantillon est réalisé aléatoirement, au sein d'un poste de
dépenses, l'échantillon ne couvre pas nécessairement l'ensemble des
catégories de dépenses de ce poste.
La taille de l'échantillon dépend du nombre total d'unités du poste de
dépenses contrôlé :
. Si le poste de dépenses comprend moins de 500 unités, le contrôle
porte sur 1/7ème des unités du poste et au minimum 30 unités[4];
. Si le poste de dépenses comprend 500 unités ou plus, la taille de
l'échantillon est calculée en utilisant l'outil statistique ci-
dessous.
[pic]
b) Règles d'extrapolation Les règles d'extrapolation diffèrent selon la méthode applicable pour le
calcul de la taille de l'échantillon. Ainsi, en cas d'application de la
première méthode (sélection d'1/7ème du nombre total d'unités et d'au moins
30 unités), le gestionnaire extrapole le taux d'irrégularité constaté à
l'ensemble des dépenses du poste considéré.
En cas d'application de la seconde méthode (utilisation de l'outil
statistique), le taux d'irrégularité constaté à partir de l'échantillon
contrôlé doit être appliqué à l'ensemble des dépenses du poste. La
correction extrapolée finale est égale à la somme du montant ainsi calculé
et de la marge de précision (cf tableau). Exemples : |Nombre |Méthode de |Taille de|Calcul du taux |Calcul de la |
|d'unités |calcul de la |l'échanti|extrapolé |correction |
|échantillonné|taille de |llon | | |
|es |l'échantillon| | | |
|100 |1/7ème |30 |Taux |Dépenses totales|
| |minimum 30 | |d'irrégularité |du poste (10 000|
| | | |des dépenses de |euros) x taux |
| | | |l'échantillon : |extrapolé (5,0%)|
| | | |5,0% |= 500 euros |
|300 |1/7ème |43 |Taux |Dépenses totales|
| |minimum 30 |(arrondi |d'irrégularité |du poste (80 000|
| | |à |des dépenses de |euros) x taux |
| | |l'unité) |l'échantillon : |extrapolé (6,0%)|
| | | |6,0% |= 4 800 euros |
|1 000 |Outil |74 |Taux |A = Dépenses |
| |statistique | |d'irrégularité |totales retenues|
| | | |des dépenses de |après CSF |
| | | |l'échantillon |(500 000 euros) |
| | | |(8,0%) = 8,0% |x taux extrapolé|
| | | | |(8,0%) = 40 000 |
| | | | |euros |
| | | | |B = A x marge de|
| | | | |précision (2,0%)|
| | | | |= 800 euros |
| | | | |Correction = A+B|
| | | | |= 40 800 euros |
2 - Echantillonnage lors du contrôle de l'éligibilité des participants
a) Modalités d'échantillonnage et d'extrapolation
Les règles d'échantillonnage pour le contrôle de l'éligibilité des
participants sont identiques aux règles d'échantillonnage pour le contrôle
des dépenses. Ainsi, un échantillon de participants doit être constitué aléatoirement,
par exemple à partir de la fonction alea d'Excel4. Pour tout participant sélectionné, le gestionnaire vérifie l'ensemble des
informations figurant dans la liste d