REGLEMENT VARENNES 2017 - SALLES-Validé.doc - Chassagny

REGLEMENT LOCATION SALLE DES FETES DES VARENNES (GRANDE ET PETITE SALLES) MODIFIE ET APPROUVE EN SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 10 JUILLET 2017 Préambule : Le présent règlement a pour but de définir les conditions de
mise à disposition et les règles d'utilisation de la salle des fêtes. La
municipalité se réserve le droit de refuser une location pour toute
manifestation susceptible de troubler l'ordre public. Article 1 : Bénéficiaires et activités autorisées : Mise à disposition dans l'ordre prioritaire suivant : . La commune de Chassagny se réserve un droit de priorité sur les salles
municipales, notamment pour l'organisation d'un plan d'urgence
d'hébergement, de réunions publiques, de manifestations municipales,
d'extrême urgence, événement imprévu au moment de la réservation,
travaux importants à réaliser.
Par ailleurs, la commune de Chassagny peut immobiliser les
salles pour des raisons de sécurité.
. des mariages des habitants de la commune ou de leurs enfants
. des associations de la commune : Les associations peuvent bénéficier
des salles municipales pour une activité régulière ou une utilisation
ponctuelle liée à une réunion ou à une manifestation. Les associations
s'engagent à ne pas servir de prête-nom pour masquer des utilisations
de particuliers, même adhérents, ou des utilisations extérieures.
. des habitants de la commune : les salles municipales sont louées aux
habitants pour des réunions à caractère familial ou amical.
Il ne sera accepté qu'une location par foyer et par an.
TOUTE SOUS-LOCATION EST STRICTEMENT INTERDITE
. des entreprises de la commune : après examen au cas par cas, l'usage
des salles est autorisé aux entreprises et autres organismes pour des
opérations professionnelles.
. Le personnel communal : les salles municipales sont louées au
personnel communal au tarif des habitants de la commune.
. des particuliers extérieurs à la commune
. des associations et entreprises extérieures à la Commune : après
examen au cas par cas, l'usage des salles est autorisé aux entreprises
et autres organismes pour des opérations professionnelles.
En dehors des mariages de la commune, les demandes de réservation ne seront
faites en mairie qu'après l'établissement du calendrier des associations. Article 2: Nombre maximum de personnes autorisées et conditions de location GRANDE SALLE :
Le nombre maximum de personnes autorisées à utiliser la salle est fixé à
200 personnes assises ou 300 debout. En cas de dépassement des personnes
autorisées, et en cas d'accident, seule la responsabilité du locataire de
la salle sera engagée. PETITE SALLE :
Le nombre maximum de personnes autorisées à utiliser la salle est fixé à 30
personnes assises ou 48 debout. En cas de dépassement des personnes
autorisées, et en cas d'accident, seule la responsabilité du locataire de
la salle sera engagée.
Article 3 : Sécurité Lors d'un spectacle et en cas d'utilisation des chaises, celles-ci devront
être obligatoirement accrochées les unes aux autres.
Lors d'un repas, l'agencement des tables sera fait de manière à ce
qu'aucune table ne soit située à une distance inférieure à 1m50 des murs. Les organisateurs se doivent de faire respecter l'ordre à l'intérieur comme
à l'extérieur de la salle. Ils devront également veiller à ce que personne
ne s'installe sur les barres de protection des radiateurs. Quelle que soit la nature de l'utilisation de la salle, les issues devront
être dégagées, sur toute leur largeur (intérieur et extérieur). Les
fermetures de ces mêmes issues devront être vérifiées lorsque la salle sera
libérée. Les installations électriques de la salle sont vérifiées périodiquement
par un organisme agréé. Il est interdit d'intervenir sur ces installations,
de les modifier ou de les transformer. L'armoire électrique de la scène et
les extincteurs sont plombés. Lors de l'état des lieux, si le plomb est
défectueux ou a été enlevé, l'organisateur acquittera entièrement les frais
de remise en état. Les travaux seront commandés ou effectués par la
Commune. En cas d'utilisation des extincteurs, veiller à toujours lire la notice
d'utilisation pour le type de feu concerné. Article 4 : Astreinte location En cas d'évènements majeurs, vous pouvez joindre le portable de l'élu
d'astreinte. Son numéro vous sera transmis lors de l'état des lieux. Article 5 : Déclarations légales Les organisateurs sont tenus :
1 - De faire les déclarations légales inhérentes à la manifestation telles
que :
. déclaration de buvette (Mairie).
. déclaration SACEM.
2- De fournir lors de la remise des clefs une attestation d'assurance
nominative et datée couvrant les risques pour la manifestation en question
pour la durée exacte de la location et précisant l'adresse exacte de la
salle. Article 6 : Caution incitative au tri des déchets La gestion des déchets est très importante pour la commune de Chassagny.
Vous devrez déposer :
- en vrac dans le silo jaune : les emballages ménagers
recyclables vides (petits cartons, cartonnettes, assiettes en
carton, briques alimentaires, pots de yaourts, flacons en
plastiques, petits sacs plastiques barquettes, gobelets et
films souples en plastique, les canettes et aérosols en
aluminium, les boites de conserves en acier)
- en vrac dans le silo bleu : les journaux-magazines,
courriers, enveloppes, cahiers et publicité.
- en vrac dans le silo vert : les bouteilles, pots et bocaux en
verre.
- en sac dans le bac gris : les ordures ménagères (restes de
repas ....) celui-ci devra être maintenu à l'intérieur de la
salle dans le local destiné à cet effet.
La collectivité assurera le contrôle du tri à l'issue de la location lors
de la remise des clés.
En cas de constatation du non-respect du tri sélectif, il sera demandé une
indemnisation de 100 euros Somme qui sera égale au montant de la caution
nécessaire à la confirmation de la location. Article 7 : Prise de possession des locaux Les organisateurs sont tenus :
. de procéder avec le responsable communal désigné à cet effet à un
état des lieux et à un inventaire du matériel mis à disposition
(vaisselle, tables, chaises, cuisine ....). Le rendez vous sera
fixé préalablement avec l'employé communal.
. De remettre - à la réservation : un chèque d'arrhes de 50% du
montant de la location
- à la prise de possession :
* un chèque du solde de la location
* un chèque de caution de 1000E
* un chèque de caution pour l'incitation au tri
de 100E
* une attestation d'assurance Article 8 : Durée de la location > du vendredi 11 heures au lundi 9 heures pour la grande salle
> du samedi 11 heures 30 au lundi 9 heures pour la petite salle
> dans le cas d'un jour férié précédent et/ou suivant le weekend de
location la durée de location est de faite allongée de d'une journée.
Un complément de tarif de 100E sera demandé.
> à titre exceptionnel et selon la disponibilité la salle peut être
louée pour une soirée ou une journée.
Article 9 : Participation financière Les tarifs de location et de caution sont fixés par délibération du Conseil
Municipal (en annexe). A la réservation un acompte de 50% de la location sera demandé et encaissé
par la Commune. Lorsqu'il y aura dédite par l'utilisateur cette somme sera
conservée par la Commune.
Cet acompte pourra être restitué au réservataire suivant les cas de force
majeure tels que : chômage-déménagement- maladie grave-décès. Le solde de la location et la caution seront versés lors de la remise des
clefs. La commune de Chassagny se réserve le droit à tout moment de modifier ce
règlement, les tarifs, les jours et heures de la remise des clefs -
d'accepter ou de refuser l'utilisation et la location de la salle. Article 10 : Pendant la manifestation 1 - Usage, vente de boissons L'usage et la vente de boissons se font sous la responsabilité des
organisateurs qui sont tenus de respecter la réglementation en la matière.
L'utilisation des confettis est strictement interdite. 2 - Utilisation des espaces extérieurs L'usage des extérieurs devra faire l'objet d'une demande écrite précisant
les souhaits d'utilisation.
La municipalité se réserve le droit pour toutes raisons de refuser
d'accéder à la demande. AUCUN usage extérieur ne sera permis sans autorisation.
3 - Responsabilité
Il est rappelé que le respect des règles de sécurité incombe à
l'utilisateur qui est administrativement responsable du bon déroulement de
sa manifestation.
Accidents, vols :
La commune de Chassagny s'engage à mettre à la disposition de l'utilisateur
des locaux en bon état d'entretien ainsi que du matériel en bon état de
fonctionnement. L'utilisateur ne pourra pas exercer de recours contre la
commune en cas d'accident interrompant la location en cours, ni prétendre à
un dédommagement de quelque nature que ce soit.
La commune décline toute responsabilité envers qui que ce soit et à quelque
titre que ce soit en cas de perte, de dégradations ou de vol à l'intérieur
des salles mais aussi à ses abords et sur le parking. Elle décline tout
recours en dommages