Kit de survie pour la conduite de projets européens - Je parle,donc j ...

Kit de survie
pour la conduite de projets européens
Guide à l'usage des coordinateurs des projets centralisés Socrates
Version francaise de
A Survival Kit for European Project Management
Participants : Holger Bienzle
Ray Kirtley
Sue Ling
Vesa Purokuro
Silvia Wiesinger
Eija Wilen Editeur : Holger Bienzle
Version en français: Agence Socrates-Leonardo da Vinci France © 2001 Survival Kit consortium, representé par :
Büro für Europäische Bildungskooperation/SOKRATES-Büro,
Schreyvogelgasse 2, A-1010 Vienna Editeur : Holger Bienzle Secrétariat de rédaction : Sue Ling, Ray Kirtley Mise en page : Tina Eisinger Page de couverture : Gröbner Druckgesellschaft m.b.H., A-7400 Oberwart La version anglaise de ce document "A Survival Kit for European Project
Management" est accessible sur internet :
www.sokrates.at/survivalkit Ce projet a été financé par la Communauté européenne, Direction générale de
l'Education et de la Culture, dans le cadre du programme SOCRATES: Comenius
- Mesures complémentaires (2000-0142/001-001 SO2 81ACEC) Des financements complémentaires ont été apportés par CIMO, Central Bureau
et Büro für Europäische Bildungskooperation/SOKRATES-Büro.
Traduction en français: Alexandra Lefebvre Sommaire
Introduction 4
Planification du projet 11
Organisation du projet 21
Création d'une équipe Fehler! Textmarke nicht definiert.
Réunions de projet Fehler! Textmarke nicht definiert.
Evaluation et diffusion Fehler! Textmarke nicht definiert.
Gestion financière et aspects juridiques 60 Annexes.....................................................................
...................................................82 Profil de l'équipe du kit de
survie.......................................................................
.............126 Pourquoi une autre publication sur le conduite de projet?
En effectuant une recherche sur Internet sur le conduite de projet, en août
2000, l'un des plus puissants moteurs de recherche a trouvé 579 232 entrées
avec des informations, des cours, des outils, des logiciels et des ouvrages
sur le sujet. Alors pourquoi ajouter à cette énorme base documentaire une autre
publication pour les coordinateurs de projets? Ce guide, conçu pour répondre aux besoins spécifiques des coordinateurs de
projets européens de coopération SOCRATES(, est, à notre connaissance, le
seul dans son genre. Le management de ces projets pilotes, qui développent des concepts et des
supports éducatifs innovants, constitue un vrai défi pour les
coordinateurs, particulièrement pour ceux qui ont peu ou pas d'expérience
de coopération transnationale. S'il existe des ouvrages et des cours sur les projets scolaires COMENIUS,
il n'y a quasiment aucun outil de management pour les projets centralisés
plus complexes. L'expérience précieuse acquise sur des projets antérieurs
n'a pas été suffisamment exploitée ni les bonnes pratiques transmises
systématiquement d'une génération de projets à l'autre. Comme le suggère le titre de ce guide, nous n'avons aucunement la
prétention de faire un traité exhaustif sur la conduite de projet. Au
contraire, nous avons choisi une approche pragmatique en essayant de guider
le coordinateur sur les points essentiels au démarrage d'un projet. Ce document est lui-même la réalisation d'un projet et d'une équipe. Ce
projet, le Kit de Survie pour les coordinateurs de projets de coopération
transnationale COMENIUS , a été financé dans le cadre du programme SOCRATES
(mesures complémentaires 2000-0142/001-001 SO2 81ACEC). Notre équipe de
projet était composée de trois coordinateurs expérimentés de l'action
COMENIUS et de trois gestionnaires du programme SOCRATES, venant de
Finlande, du Royaume-Uni et d'Autriche. Les coordinateurs COMENIUS ont apporté à ce document leur propre expérience
de projets tandis que les agences nationales de SOCRATES ont vérifié que
les points de vue et les besoins d'un plus grand nombre de projets étaient
pris en compte. Ce que les coordinateurs de SOCRATES nous ont demandé
Au démarrage de notre projet nous avons demandé à des coordinateurs du
Royaume-Uni, de Finlande et d'Autriche, ayant réalisé ou réalisant des
projets de coopération européenne, quels devaient être, selon eux, les
sujets à traiter dans ce guide sur la conduite de projet. 30 coordinateurs
- la plupart ayant conduit des projets dans le cadre de l'action de
COMENIUS concernant la formation continue européenne - ont répondu au
questionnaire de notre équipe de projet. Leurs réponses rejoignaient, ce qui n'était guère surprenant, le retour que
l'équipe de l'agence nationale recevait depuis des années, au cours de
nombreuses réunions de suivi et à l'occasion de conversations moins
formelles. Pour chacun des pays, les trois thèmes prioritaires étaient :
. des recommandations sur la façon de formaliser des accords avec les
partenaires du projet, dans lesquels les droits et les obligations
réciproques seraient clairement formulés. Des modèles de contrats
étaient vivement souhaités ;
. des modèles pour établir une comptabilité transparente au niveau des
frais de personnel et des autres coûts ;
. des repères au niveau de la gestion financière d'un projet. Les deux premiers points ne posaient pas de difficultés ; en revanche le
troisième point concernait plus la Commission européenne que notre projet
en tant que tel. Les coordinateurs voulaient aussi des conseils pratiques
pour rédiger le rapport final destiné à la Commission et éviter d'éventuels
malentendus. Pour nous, seuls la Commission européenne et le Bureau
d'assistance technique qui recevaient et évaluaient les dossiers avaient la
capacité - et étaient habilités - à donner des conseils en la matière. Les autres points qui intéressaient les coordinateurs concernaient :
. l'évaluation des résultats et de la méthodologie du projet -
stratégie, principes et outils ;
. l'utilisation des nouvelles technologies pour communiquer dans le
cadre d'un projet ;
. le dépassement des barrières linguistiques et des problèmes
interculturels dans un partenariat transnational ;
. les stratégies pour promouvoir et diffuser des projets de ce type. Bien que parfaitement conscients que ce guide ne répond pas à toutes les
attentes exprimées par les coordinateurs de projets, nous espérons avoir
abordé ici les questions les plus importantes. Nous souhaitons remercier chacun des coordinateurs qui nous ont communiqué
leurs conseils, leurs commentaires, leurs documents types et tout autre
document illustrant leur pratique de la conduite de projet. Toutes ces
contributions ont alimenté notre travail et ont été utilisées, d'une
manière ou d'une autre, dans cette publication. Quelle est l'approche de ce guide pour la conduite de projet ?
Comme l'indique le titre, l'approche générale de ce Kit de survie pour les
projets centralisés de SOCRATES est centrée sur le rôle du coordinateur.
Pour éviter tout malentendu, nous souhaitons insister sur le fait que notre
intention n'est pas de défendre un approche de type pyramidal dans le
pilotage de projets transnationaux. Au contraire, nous pensons que les
chapitres qui suivent, et particulièrement celui consacré à la formation
d'une équipe et à son développement, mettent en avant une approche
participative, que nous proposons au titre des bonnes pratiques.
Néanmoins, les caractéristiques juridiques et intrinsèques des projets
européens de coopération exigent que le coordinateur joue un rôle central
dans le type de projets que nous décrivons. Selon notre expérience, le
succès d'un projet dépend beaucoup de la capacité du coordinateur à faire
face aux multiples demandes inhérentes à ce genre de mission.
Le lecteur peut être surpris que certains aspects de la conduite de projet,
tels que la création d'une équipe ou les systèmes de communication, soient
abordés dans plusieurs chapitres. Cette approche délibérée est en accord avec la nature des missions
relatives à un projet. La définition des rôles et la répartition des
tâches, comme d'autres aspects de la conduite de projet, peuvent - et
doivent - être envisagées sous différents angles. Cela doit se faire en
partant de l'orientation structurelle du projet en matière d'organisation
et de planification, mais en prenant en compte également les implications
psychologiques liées à la constitution d'une équipe ainsi que la manière
dont les dispositions prises à ce niveau doivent être formalisées. Nous espérons ne pas lasser nos lecteurs par cette approche, mais bien les
amener à prendre conscience des relations entre les différents aspects du
pilotage de projet.
Qu'est-ce qu'un projet ? D'après l'un des ouvrages de référence sur la conduite de projet, un projet
peut se définir comme « les efforts déployés sur une période donnée pour
créer un produit ou un service déterminé( ».
Un projet doit atteindre les buts et objectifs fixés, dans une période
donnée, avec les ressources financières et humaines allouées. Dans la
mesure où il s'agit d'assumer de nouvelles tâches, des tâches non
familières, les risques d'échec sont élevés.
Assumer de nouvelles tâches signifie que les membres qui s'engagent dans le
projet ont peu ou pas d'expérience pour faire face à des problè