ORGANIGRAMME - Nordnet

ORGANIGRAMME RESPONSABLE GENERAL DU CONGRES COMITE de PILOTAGE RESPONSABLE
FINANCIER
Partage des responsabilités d'organisation
COORDINATEUR PENDANT LE CONGRES (répond aux questions, veille à régler les problèmes) RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE
PAR ACTIVITE PAR ACTIVITE PAR ACTIVITE
etc..
PERSONNES PERSONNES PERSONNES
DE DE DE
SERVICE SERVICE SERVICE
etc...
BESOINS en SALLES
( ASSEMBLEE GENERALE UN AMPHI (ou salle) de 400 places minimum
( CONCOURS DES JEUNES 2 à 3 salles de 5 personnes (1 pour la théorie - 1 pour la pratique - 1
pour l'attente)
ou 1 couloir pour l'attente ( EXPOSITIONS ET STANDS Un hall chauffé vendredi soir ou dès le samedi matin tôt (installation des
stands), démontage à prévoir le samedi soir, ou dimanche matin ( REPAS Samedi midi : 200/250 personnes repas organisé par le groupement (une
salle ou dans un restaurant), nous donner toutes
informations pour le 30/06 (article à faire paraître dans
le bulletin national d'août/ début septembre) Samedi soir : Remise des prix avec sandwichs et boissons (organisée par
la Région avec l'aide du groupement (à discuter) BESOINS en MAIN D'?UVRE Ils sont importants les jours de congrès, dès le vendredi soir pour la
préparation des salles) au dimanche matin.
Le comité d'organisation peut être en nombre réduit (5 à 10 personnes).
Il est indispensable d'avoir un responsable GENERAL de l'organisation qui
habite si possible la ville du congrès ou les environs.
Il lui faut un adjoint « financier » qui supervisera tous les secteurs où
il y a de l'argent (réservations repas, buvettes, tombola, stands.....) et
collectera les sommes.
Il faut aussi prévoir un responsable par activité. REUNION de COMITE d'ORGANISATION A partir d'avril-mai, commencer les opérations de communication :
plaquettes, presse, radio, télévision. Rechercher le traiteur/ou restaurateur pour les repas. En juin/juillet, envoyer à la région le maximum d'informations pour le
bulletin national d'août. En septembre, réunir le comité d'organisation aussi souvent que nécessaire.
Envoyer à la Fédération régionale les informations définitives pour le
bulletin de novembre. En novembre, prendre contact avec les médias et leur donner des
informations précises.
AIDE MEMOIRE PAR ACTIVITES
ASSEMBLEE GENERALE En plus de la salle, un petit hall ou dans la même salle (si elle est assez
grande) pour le pointage des délégués (4 x 2 personnes). Une urne si vote
(v?u ou autre) et un panneau pour l'affichage des comptes financiers et des
distinctions.
Dans la salle, estrade avec chaises (20 sur l'avant) - (15 sur l'arrière).
Sonorisation. ( 2 micro baladeurs dans la salle pour les interventions
éventuelles - Micros sur table pour les intervenants, Présidents, sections
etc.... en prévoir au minimum 3 ou 4 - Eau et gobelets. Rétroprojecteur si
possible.
BUVETTES Si possible 1 ou 2 (à voir)
RECEPTION MUNICIPALITE Vin d'honneur qui serait offert par la Municipalité, prévoir 150/200
personnes. A voir par le groupement et les élus de la Ville. CONCOURS des JEUNES Prévoir un responsable pour les accueillir (2 personnes) - 2 constateurs -
2 cages avec 5/6 pigeons (se rapprocher du Président de la section
instruction de la région) pour les besoins. REPAS - Prix raisonnables, mais de qualité.
- Prévoir pour chacun 15/20 couverts en plus pour ceux qui auront
« oublié » de réserver.
- Donner dans le bulletin d'août le nom de la personne qui s'occupera des
réservations et enverra les tickets à réception de commande, ou expédiera
un courrier pour confirmer. Les tickets seront alors remis sur place. Les
noms des personnes ayant réservé les repas peuvent être mis sur un tableau,
par ordre alphabétique.
TRES IMPORTANT - N'avoir qu'une seule porte d'entrée. Mettre un ou deux
responsables au moins une demi-heure avant et ne laisser entrer personne
avant l'ouverture des portes.
Penser au rangement des salles si elles doivent resservir. HALL D'EXPOSITION Il est souhaitable qu'il y ait un responsable général dans la salle autre
que celui qui supervise l'ensemble du congrès
Penser au chauffage, électricité, téléphone, eau, micro (indispensable), et
gardiennage la nuit.(pour les pigeons mis en loges dès le vendredi soir). EXPOSITION Tables, paniers, fiches de panier, feuilles d'inscription et d'enlogement,
personnel (caissiers) juges (désignés par la Région - Président section
sportive), barrières de protection. Petite estrade pour discours lors de l'inauguration - remise des prix et
vente de pigeons. STAND Habituels exposants colombophiles et autres (vins, champagne, etc...) -
demander la liste à la Région - Trouver des exposants locaux . Faire un plan général et l'implantation de chaque stand qui sera envoyé aux
exposants et servira pour leur installation. Sinon mettre le plan à divers
endroits dans la salle. BUVETTES Faire la demande d'autorisation à la mairie. Avoir un responsable de
l'ensemble. Prévoir des équipes qui se relaient (c'est fatigant). Voir
possibilités de réapprovisionnement en boissons et éventuellement en
nourriture (sandwichs) Tables (nappes), chaises ou mange-debout
(beaucoup). VENTE DE PIGEONS La région contactera d'éventuels donateurs. Vendeur plus 2 ou 3 personnes
(caissier) pour l'aider. Sono indispensable. Le bénéfice de la vente va à
la région (décision prise depuis plusieurs années en raison des frais de la
Fédération pour le congrès régional, lots exposition, lots de la remise des
prix, cadeaux aux jeunes, cadeaux aux élus Municipaux etc...) ASSURANCE des INSTALLATIONS Il y a lieu de souscrire une police spécifique pour les dégâts causés au
matériel et la mortalité des pigeons, consécutifs à un incendie, vol, dégât
des eaux etc...
POUR INFORMATION la garantie « vol » n'est acquise que lorsque les locaux
sont surveillés par du personnel de gardiennage. Il y a au moins 1 nuit.
COMMUNICATION C'est un élément fondamental de la réussite sur le plan local. Il faut
trouver chez chaque média 'LA' personne motivée pour suivre le
congrès...rédacteur en chef, mais plus souvent un simple journaliste. Les
relations jouent un rôle non négligeable avec les médias. Il faut user de
toutes ses relations. A voir presse écrite (quotidiens et magazines) radios
locales, régionales, sont souvent intéressées. PUBLICITES LOCALES Faire de grands panneaux annonçant la manifestation. Penser au fléchage
dans la ville le jour du congrès. DIVERS INVITES Il y a ceux de la région, des personnalités locales, La fédération
régionale envoie les invitations, achète les cadeaux. (vu ci-dessus) INVITES du GROUPEMENT Depuis toujours le groupement qui organise le congrès invite les
administrateurs (25 personnes) au repas du samedi midi et règle la moitié
du repas pour les candidats à l'examen des jeunes.
La Fédération régionale a ses propres invités (liste est envoyée au
responsable du congrès) vu également ci-dessus TOMBOLA (éventuelle organisée par le groupement ou cases ou enveloppes
gagnantes) voir avec l'organisateur.
GESTION FINANCIERE La région prend à sa charge : - les invitations personnalités locales et autres
- ½ repas examen des jeunes (l'autre moitié étant offert par le
groupement)
- les juges (repas du samedi midi)
- cadeau aux jeunes
Le groupement prend à sa charge : - invitations des administrateurs le samedi midi (25 personnes)
- ½ repas examen des jeunes
- voir si le groupement offre un cadeau aux jeunes de l'examen (cela se
fait toujours)
- assurance sur place La FEDERATION REGIONALE remet au groupement, organisateur du concours : Chèque de 700 E pour organisation du congrès, invitations administrateurs,
cadeaux éventuels, lots pour l'exposition, invités du groupement. ACTIVITES QUI DOIVENT DEGAGER UN BONI ou dont le fonctionnement doit
s'équilibrer : - exposition
- location des stands
- vente de pigeons
- tombola ou enveloppe ou cases gagnantes
- repas jusqu'à présent le résultat a toujours été largement bénéficiaire (à une
exception près)
la condition indispensable pour une réussite financière c'est d'obtenir la
mise à disposition des salles GRATUITEMENT. (ceci ne veut pas dire que tout
sera gratuit - chauffage). DEMARCHES ADMINISTRATIVES SACEM Vous employez un orchestre, des artistes, un sonorisateur....prévenez la
SACEM quelques mois d'avance. Celle-ci vous adressera un contrat général de
représentation qu'il faudra compléter et retourner à cet organisme 5 jours
au plus tard avant la première séance.