Le rétro planning en gestion de production technique ... - Arcade Paca

Le rétro planning en gestion de production technique du spectacle vivant. 1. LE PLANNING. Principe de la planification. La caractéristique est la dimension temps, il s'agit plus spécifiquement de
la mise en ?uvre d'objectifs dans le temps.
Souvent ébauchée à partir d'une todo list (liste des choses à faire), un
procédé simple et efficace qui permet de repérer et de se centrer sur une
tâche d'un projet sans pour autant perdre de vue les autres tâches à
accomplir. Cela peut concerner le relevé les activités de mise en ?uvre des
éclairages ou de la sonorisation dans le processus général de la mise en
place d'un spectacle.
La planification se concrétise ensuite par un plan répondant de façon
détaillée et concrète aux principaux aspects opérationnels, suivant un
principe simple du type: qui, quoi, où, quand, comment. De manière générale, une planification est faite pour anticiper les
différentes actions liées à un projet.
Dimensions d'une planification
La planification est la première étape de la « roue de Deming »[1] qui est
un principe d'amélioration continue d'un processus de mise en ?uvre. La
méthode comporte quatre étapes, Plan-Do-Check-Act, chacune entraînant
l'autre, et vise à établir un cercle vertueux. Sa mise en place doit
permettre d'améliorer sans cesse la qualité d'un produit, d'une ?uvre, d'un
service... 1. Plan : Préparer, Planifier (ce que l'on va réaliser)
2. Do : Développer, réaliser, mettre en ?uvre
3. Check : Contrôler, vérifier
4. Act (ou Adjust): Agir, ajuster, réagir.
Cette première étape, Plan, consiste à planifier la réalisation. Elle se
déroule généralement en trois étapes : 1. Identification du problème.
2. Recherche des causes racines.
3. Recherche de solutions avec écriture du cahier des charges et
établissement d'un planning.
4. Par principe, la planification permet de gérer des ressources limitées
et nécessite une hiérarchisation des tâches.
Schéma de démarche d'amélioration continue. « Roue de Deming »
Techniques de planification
Une planification associée à un projet de production comporte quatre
dimensions : . les ressources humaines et les ressources techniques (les hommes - le
« qui », le matériel, les moyens)
. la durée (le quand)
. la qualité (niveau de fiabilité du résultat fourni à la fin du projet)
. le périmètre fonctionnel (ensemble de réalisations, le « quoi ») Tout le jeu d'une planification est d'optimiser ces quatre paramètres,
sachant que : . les ressources sont limitées
. la durée doit être la plus courte possible
. le bénéficiaire du projet exigera toujours une qualité sans reproche
. le périmètre est parfois immuable Découpage en tâches
Les différentes techniques de planification reposent sur un découpage du
projet en tâches. Ces tâches sont ensuite ordonnancées dans l'ordre logique
de réalisation.
Ce sont ensuite ces différentes tâches qui font l'objet d'une
planification. Il est donc essentiel que le découpage soit le plus
pertinent possible : on pourra se tromper sur l'estimation de la charge
d'une tâche et sur sa planification avec une marge d'erreur plus ou moins
grande, mais si une tâche a été « oubliée » lors du découpage, la marge
d'erreur sera, là, de 100% ! Dans le spectacle vivant l'imprévu ne peut exister, on doit s'organiser
pour gérer l'aléatoire.
Charge et délai
Une fois le découpage en tâches obtenu on procède : . à l'estimation de la tâche : quelle en sera la charge, le délai, le
coût,
. à la planification de la tâche : quand débute-t-elle, quand se termine-
t-elle,
. à l'allocation des ressources : par qui est-elle réalisée, avec quels
moyens.
L'estimation peut se faire, de manière complémentaire : . en charge : combien de temps faut-il pour mener à bien cette tâche
. en délai : si les ressources étaient quasi-infinies mais utilisées de
manière conventionnelle et usuelle, combien de temps s'écoulerait-il
« raisonnablement » entre le début et la fin de la tâche.
L'utilisation de fourchettes Un planning est composé de tâches, dont il faut limiter les risques de
dépassement. Pour cela on va donner pour chacune de ces tâches : . une durée minimale (optimiste)
. une durée idéale,
. une durée défavorable.
Ainsi, la durée globale prévue par la planification sera délimitée
temporellement par ces trois types d'estimations
Allocation des ressources
Toute planification doit être vérifiée sous un autre aspect : le taux
d'occupation des ressources.
Pour ce faire, on traduit le planning général du projet en autant de
plannings détaillés individuels que de ressources affectées sur le projet,
ces plannings individuels permettent de vérifier un certain nombre de
contraintes d'organisation du projet : . les ruptures de charge : les personnes affectées sont-elles occupées à
100% durant tout le temps où l'on a besoin d'elles ?
. le taux de charge : certaines ressources ne sont peut-être pas
utilisables à 100% de leur temps (réunions extérieures, affectations
partielles, ...)
. la montée en charge progressive : l'arrivée et la mobilisation des
effectifs sur le projet doit suivre une courbe « en cloche » afin de
faciliter la gestion des ressources humaines, (intégration dans les
équipes, dans le projet, ...).
Lorsque le besoin d'une ressource, partagée entre plusieurs tâches, est
proche ou supérieur à la ressource disponible, il est nécessaire de lisser
l'utilisation de cette ressource. Voici quelques solutions:
. Considérer que la contrainte n'en est pas une, en allouant
ponctuellement de la ressource supplémentaire (personnel
supplémentaire, location de matériel...)
. Séquencer l'utilisation de la ressource : l'allouer d'abord aux tâches
prioritaires (tâches critiques), puis après réalisation de celles-ci
aux autres tâches.
. Allouer moins de ressource aux tâches non critiques et étaler la
réalisation de celles-ci sur plus de temps.
. Combiner les précédentes solutions.
Mais attention, certaines tâches initialement non critiques peuvent alors
devenir critiques. Différents types de plannings Plannings dynamiques Ils permettent de visualiser des prévisions et de suivre leur réalisation,
les informations utilisées sont variables.
Plannings statiques Ils visualisent un état ou une situation à un moment donné, les
informations sont figées. LE RETRO PLANNING Un retro-planning est un planning inversé, qui a été conçu en partant de la
date de fin du projet puis en remontant dans le temps afin de positionner
les jalons. En effet, il est quelquefois plus facile d'utiliser cette
méthode pour réaliser un planning, lorsque la date de fin de projet est
fixée et inébranlable, 1ère d'un spectacle, début d'un festival.
Contrairement à la planification qui a pour objet d'organiser le
déroulement du projet compte-tenu de toutes ses contraintes, le retro-
planning a pour principal intérêt de contraindre les tâches nécessaires à
sa réalisation. Contraire aux principes de planification par les délais et par les charges,
le retro-planning ne peut être envisagé que pour des projets dont la date
d'échéance parait très éloignée de la date qui serait obtenue par une
planification classique. |Lister les tâches à |
|accomplir |
| |
| | |
Le principe même de cet outil de pilotage consiste à fixer en contrainte
suprême la date à laquelle l'action doit être réalisée. Un budget y est
également souvent associé. Avant toute chose, le projet et l'objectif
poursuivi doivent être bien définis. Ainsi que la date d'échéance, bien
entendu. Du global au précis La méthode la plus simple consiste à partir de l'objectif final et de le
découper progressivement en sous-objectifs, pour construire un organigramme
de tâches. On descend progressivement du niveau le plus global vers les
tâches les plus élémentaires.
L'objectif de cette méthode est d'atteindre le découpage le plus fin
possible. La réalisation de la division se fait selon différents axes :
temporel, fonctionnel, par entité techniques ou domaines d'activité. Lors de cet exercice, il faut rester conscient des contraintes afférentes à
chaque tâche et prendre certaines décisions stratégiques.
Tout d'abord, il faut être attentif aux ressources dont on dispose,
qu'elles soient financières, humaines ou de temps. Il se peut aussi que
l'on dépende d'événements extérieurs. La personne en charge de cette tâche
doit donc se préoccuper de l'état d'avancement du projet ainsi que des
éventuels retards.
Enfin, il est possible d'avoir à effectuer des arbitrages sur la façon
d'atteindre certains objectifs. Ces décisions auront un impact à la fois
sur le temps et les moyens à allouer à la tâche. Pondérer les tâches Si la liste précédente est souvent réalisée en termes de résultats, il va
ensuite falloir estimer le temps nécessaire pour les atteindre. Cette
évaluation doit s'appuyer sur des éléments objectifs et les expériences
passées.
Comme le temps est compté, on prévoit souvent le timing le plus court
possible. Attention toutefois à ne pas s'imposer des délais irréalisables. Etablir les chronologies L'étape suivante consiste à ranger les tâches dans un ordre chronologique
(certaines tâches peuvent se dérouler simultanément). Principe de la méthode « Pert » Le terme PERT est l'acronyme de program (ou project) evaluation and review
technique, ce qui signifie