Assistant administratif (secteur)

[pic] SECRETAIRE/ASSISTANT ADMINISTRATIF de secteur d'activité Mission :
Dans le cadre de la politique et des objectifs définis par le GRETA et dans
le secteur d'activité où il intervient, le secrétaire/assistant
administratif de secteur d'activité assure la mise en ?uvre et le suivi
administratif des formations. En contact permanent avec les demandeurs et
les stagiaires il a une mission d'accueil. Fonctions :
Activités de secrétariat en direction des stagiaires :
Accueil et recueil de la demande :
Recevoir et gérer les appels téléphoniques (prendre et restituer des
messages)
Assurer le premier accueil les demandeurs individuels
Prendre des rendez-vous pour le Coordonnateur et/ou CFC
Fournir des documents d'information : plaquettes, descriptifs de
formation...
Classer les demandes de formation
Renseigner les bases de données
Traiter le courrier Traitement de la demande :
Frapper, expédier et suivre l'évolution des propositions
Frapper, expédier les offres de formation, contrats pédagogiques et
conventions selon instructions CFC et/ou Coordonnateur
Noter sur les fiches de renseignements tout événement dans la négociation
du parcours (devis, contrat, appel, document remis...)
Contacter les stagiaires potentiels ou orientés avant le démarrage d'une
formation et les informer des dates et horaires. Mise en ?uvre de la prestation :
Mettre à jour les dossiers des stagiaires à l'issue de la réunion/de
l'entretien d'entrée en formation
Préparer les documents d'accueil du stagiaire, à savoir :
.livret d'accueil (contenu, liste des intervenants, emploi du
temps...)
.les imprimés administratifs requis par les financeurs
.les imprimés administratifs requis pour le Greta (fiche stagiaire...)
.l'attestation d'entrée en stage
Frapper et expédier les documents relatifs au déroulement du stage :
plannings, emploi du temps...
Préparer les salles et le matériel
Remplir et tenir à jour les fiches et dossiers stagiaires :
Suivre les présences : collecter les justificatifs d'absences des
stagiaires et les traiter
Elaborer les dossiers de rémunération, les transmettre, en assurer le suivi
Elaborer les dossiers d'inscription à l'examen.
Suivre les différents dossiers individuels (plan de formation, devis,
convention).
Etablir les déclarations des accidents de travail et les attestations
patronales.
Préparer l'évaluation de la formation :
Convoquer les membres des commissions d'évaluation, éditer les procès
verbaux des fiches navettes,
Transmettre les documents au service des examens de l'Inspection
Académique ou du Rectorat.
Etablir les attestations d'entrée et de fin de formation, les attestations
mensuelles de présence.
Vérifier la conformité du dossier administratif du stagiaire (retour de la
convention, accord DDTE...)
Prévenir le Secrétariat et/ou le Coordonnateur en cas de problème sur un
dossier
Préparer les documents de suivi pédagogique
Tenir à jour le fichier des stagiaires
Mettre à jour les plannings (salles, personnels, formations, formateurs,
stagiaires) avec Coordonnateur
Remplir les différents imprimés pour le stagiaire (immatriculation, arrêts
maladie...) et les envoyer
Etablir les états de fréquentation des stagiaires avec le Coordonnateur
Enregistrer les conventions signées
Saisir les états d'heures des stagiaires en fin de mois
Renseigner et traiter les informations concernant les enquêtes de
satisfaction et devenir des stagiaires. Activités d'assistanat en direction de la structure :
Transmettre aux formateurs la liste des stagiaires prévus, avec leur
niveau, projet professionnel...
Transmettre les fiches d'émargement aux formateurs
Centraliser les états de présence aux fins de traitement auprès des
différents financeurs et prescripteurs
Assurer la saisie informatique des heures réalisées chaque mois par les
stagiaires.
Etablir les tableaux de suivi des heures mensuelles pour les structures
partenaires ainsi que les divers courriers ou convocations.
Remplir et mettre à jour les « fiches actions » (calcul du seuil de
rentabilité) et soumettre au CFC pour approbation
Transmettre les recettes par convention et par mois au service facturation
Faire le suivi des conventions avec le Coordonnateur et le transmettre au
CFC
Etablir les états d'heures formateur en fin de chaque mois et les soumettre
à la vérification du Coordonnateur ou CFC
Mettre à jour le tableau annuel de suivi des heures formateurs
Transmettre les états formateurs à la Cellule Dépenses en fin de chaque
mois
Transmettre toute nouvelle convention à la Cellule Recettes
Informer la Cellule Recettes de toute annulation ou modification de
convention
Répondre aux enquêtes diverses.
Recueillir et traiter les demandes de gestion administrative, financière et
pédagogique (tableau de bord).
Mettre en forme les projets, les supports administratifs.
Effectuer les correspondances diverses, reproductions, classements,
archivages.
Elaborer les rapports intermédiaires et compte rendu d'exécution.
Mettre à jour les fichiers stagiaires
Effectuer des travaux de reprographie
Transmettre les parapheurs
Envoyer et réceptionner les fax.
Archiver Activités connexes :
Saisir et mettre à jour les nouvelles matrices des produits
Mettre à jour l'inventaire des ressources
Saisir les fiches de procédures d'utilisation des logiciels, CD Rom...