Le Film annuel des personnels de Direction - Animation et Pilotage ...

|Le Film annuel des personnels de Direction |
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|14/03/2013 |
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| | PREA HAUTE-NORMANDIE ENJEU : Stratégie de pilotage en réseau AVANT LA RENTREE
De la découverte du nouvel établissement à la lettre de mission De la réception de son arrêté de nomination à la prise de connaissance de
sa lettre de mission, le chef d'établissement nouvellement affecté traverse
une période durant laquelle il doit observer et s'efforcer de garder un
regard extérieur afin d'effectuer un diagnostic et préciser les objectifs
qu'il soumettra à son autorité de tutelle. Après un entretien avec cette
autorité, il reçoit sa lettre de mission. 1. Les démarches préalables : A - Rencontre avec le prédécesseur et le/les adjoint(s)
Il s'agit d'assurer la continuité du service public entre le prédécesseur
et le nouveau nommé. Il est donc nécessaire de prendre connaissance de
certaines informations et d'échanger sur les pratiques. Cela concerne :
. la politique éducative et pédagogique de l'établissement ;
. les dossiers et leur répartition entre le/les adjoint(s) et le chef
d'établissement, ainsi que les délégations ;
. les informations importantes concernant certains personnels : santé,
remarques à caractère confidentiel indispensables, autres remarques
utiles ;
. la situation des contrats en cours, à renouveler, les embauches à
prévoir ;
. la dotation globale horaire, la répartition des services et les
emplois du temps ;
. les relations avec les différents partenaires (institutionnels et
autres), les conventions éventuelles;
. le bâtiment : état, travaux en cours ou à prévoir ;
. le logement de fonction : fixation des dates de déménagement ;
. tout autre point qui leur semble important.
B - Prise de connaissance
. De l'organigramme de l'établissement ;
. du tableau de bord de l'établissement : les différents indicateurs ;
. du projet d'établissement, du règlement intérieur ;
. des projets en cours et des outils en place ou à prévoir : site
internet, cahier de texte en ligne, espace numérique de travail (ENT),
... ;
. des délibérations du conseil d'administration, du rapport annuel de
fonctionnement pédagogique ;
. du budget, du compte financier, de l'état de la trésorerie.
C - Rencontres en interne
Ces rencontres concernent les membres de la communauté éducative de
l'établissement.
. Le gestionnaire : budget en cours, état des finances, gestion des
agents (organisation des services et fiches de postes), sécurité,
travaux prévus et calendriers, gestion des voyages... ;
. le directeur adjoint: délégation confiée, lettre de mission,
organisation des enseignements, les élèves accueillis, projets
pédagogiques... ;
. le CPE: projet de vie scolaire, gestion des personnels vie scolaire,
gestion des absences et retards, organisation des études surveillées,
registre des sanctions, des incivilités et des actes de violence,
cellule de veille, organisation pratique de la rentrée et des
élections, formation des délégués ;
. les personnels administratifs : horaires de travail, organisation de
l'accueil du public, communication interne et externe, délégation et
répartition des tâches, archivage des documents officiels ;
o secrétaire de direction : registre des délibérations du conseil
d'administration, gestion quotidienne des actes administratifs,
gestion des dossiers des personnels, agenda du chef
d'établissement, gestion du courrier et des documents
réceptionnés ;
o secrétaire de scolarité : gestion des dossiers des élèves,
gestion des dossiers de bourse et des fonds sociaux, facturation
de la restauration en relation avec l'intendance ;
. les personnels de service : fiches de poste, relations avec les élèves
et les autres personnels, représentativité dans les instances, lien
avec le gestionnaire chef de service;
. l'infirmier : suivi des élèves, permanence d'internat et d'externat,
comité d'éducation à la santé et à la citoyenneté (CESC), projets
d'accueil individualisé (PAI), bilan annuel de fonctionnement de
l'infirmerie ;
. les professeurs : assemblée générale de pré-rentrée, rencontres
ultérieures : individuelles, par discipline, ... ;
. le professeur documentaliste : politique documentaire en lien avec le
projet d'établissement, organisation de l'ouverture du centre de
documentation et d'information (CDI), collaboration avec les autres
membres de la communauté éducative ;
. les représentants syndicaux des personnels ;
. les représentants de parents : rôle des parents dans l'établissement,
présence dans les conseils de classe et différentes instances de
l'établissement, organisation des élections des parents au conseil
d'administration (CA) ;
D - Rencontres à l'externe : après l'installation dans le poste
. Le DRAAF et le CSRFD : l'entretien a pour but de se présenter et peut
porter sur le diagnostic réalisé ou en cours, les projets, l'offre de
formation, les affectations ;
. le maire et/ou son adjoint chargé de l'enseignement : présentation,
élèves accueillis, partenariats, projet éducatif local, contrat urbain
de cohésion sociale, dispositif de réussite éducative, questions de
sécurité ;
. les représentants des collectivités territoriales membres du conseil
d'administration : échanges sur leur perception de l'établissement ;
. les responsables du conseil régional: présentation, travaux en
prévision, sécurité aux abords de l'établissement, agents
territoriaux. De nombreuses collectivités sont à l'initiative de
regroupements des chefs d'établissement prenant leurs fonctions ;
. la maison de quartier, les associations locales : les partenariats
existants, envisageables;
. le correspondant police ou gendarmerie : les modalités du partenariat
;
. les correspondants locaux de la presse : présentation, communication
sur la vie et les temps forts de l'établissement.
E - Visite des locaux
. Évaluer l'état des lieux et les travaux à engager, prendre
connaissance des recommandations de la dernière commission de
sécurité, identifier les clés du trousseau ;
. constater les capacités d'accueil et la présence de matériels
pédagogiques dans chaque salle spécialisée, vérifier les aspects de
sécurité et d'accessibilité.
2. Le diagnostic
Le diagnostic est la première phase du dispositif d'évaluation du chef
d'établissement. Il consiste à effectuer :
. une analyse globale de l'établissement et de son fonctionnement
(forces, faiblesses, contraintes, objectifs affichés et attendus,
tendances d'évolution) ;
. une définition d'axes de progrès pour l'établissement, avec la volonté
de mettre en ?uvre des actions, de développer des stratégies de
pilotage à moyen terme, en essayant de définir quelques indicateurs de
progression.
Ce n'est donc pas un simple état des lieux ou un constat qui présenterait
les atouts, les points forts ou les difficultés d'un établissement. Le
diagnostic suppose non seulement une phase d'analyse contextuelle des
situations et des relations, mais également une réflexion stratégique et
prospective.
Le chef d'établissement soumet ce diagnostic à son autorité académique,
pour validation.
L'enjeu pour le chef d'établissement est de mieux connaître et comprendre
l'établissement dont il a la responsabilité.
Ce diagnostic doit proposer les leviers de la construction de la lettre de
mission, mais aussi du projet d'établissement.
3. La lettre de mission
À partir du diagnostic, le DRAAF (ou autorité de tutelle) établit une
lettre de mission, par laquelle il fixe au chef d'établissement quelques
objectifs d'actions avec des échéances intermédiaires, qui serviront de
base à l'évaluation, à terme de trois ou quatre ans. La lettre de mission
repose bien évidemment sur le diagnostic et les directions de travail
identifiées lors de cette phase, sans qu'il y ait nécessairement
recouvrement entre les axes retenus par le chef d'établissement et les
objectifs fixés par l'autorité académique (cf. NOTE DE SERVICE
DGER/SDEDEC/N2013-2024 - SG/DMC/N2013-0112 du 13 février 2013).
Il revient en effet au DRAAF (ou autorité académique) d'apprécier, de
choisir, de hiérarchiser ou d'introduire de nouveaux objectifs liés à la
politique académique, au fonctionnement de l'établissement ou à la
dynamique du bassin de formation. C'est en cela que la lettre de mission et
plus largement le processus d'évaluation constituent un moyen d'améliorer
l'ensemble du