7.3 Gestion des risques spécifiques à l'informatisation du ... - FHP-SSR

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|CIRCUIT DU MEDICAMENT INFORMATISE |
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|Les Bonnes Pistes |
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|Version 1 |
|action |qui |date |
|rédaction |Ph.Cazabat ADS Consultants |14/11/2010 |
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Sommaire 1. Objet du document 3
2. Préalable 34
3. Introduction 35
4. Adhésion des acteurs 36 4.1 Le projet en réponse à des injonctions règlementaires 36
4.2 Le projet vu comme partie d'un tout 37
4.3 Le CBUM, générateur de gains 37
4.3.1 Gains transverses pour l'établissement 38 4.3.2 Gains pour le pharmacien 39 4.3.3 Gains pour le personnel médical (prescripteurs) 39 4.3.4 Gains pour le personnel paramédical 310 4.3.5 Gains pour le patient 310 4.4 Organisation pratique de la conduite du changement 311
4.4.1 Analyser les conditions de départ, identifier les pré requis 311 4.4.2 Faire émerger le projet au travers des instances de
l'établissement 313 4.4.3 Conduire le changement auprès des utilisateurs 314
5. Réussir le lancement du projet 318 5.1 Choix stratégiques 318
5.1.1 Inscrire les objectifs stratégiques dans la durée 318 5.1.2 Définir sa stratégie de mise en ?uvre 319 5.2 Définition précise de la mise en ?uvre 322
5.2.1 Organiser le CM dans l'établissement 322 5.2.2 Intégrer les technologies facilitantes dans le projet 323 5.2.3 Organiser le projet en interne 324 5.2.4 Planifier la mise en ?uvre 327
6. Sélectionner la meilleure solution pour l'établissement 328
7. Piloter le projet 329 7.1 Gouvernance du projet 329
7.2 Mise en ?uvre 329
7.3 Gestion des risques spécifiques à l'informatisation du CM 329 Objet du document Ce document est destiné aux directions des établissements de santé et aux
responsables en charge d'un projet d'informatisation du circuit du
médicament. Il leur fournit quelques pistes face aux difficultés qu'ils
sont susceptibles de rencontrer.
D'abord, ce document présente les caractéristiques des projets
d'informatisation du circuit du médicament (CM dans la suite du document).
Ensuite, il présente la conduite pratique du changement. Enfin il déroule
les actions clés qu'il est indispensable de mener pour emporter l'adhésion
des acteurs majeurs du projet.
Préalable
Les enjeux de la maîtrise du circuit du médicament sont doubles.
Cette maîtrise agit sur :
- la qualité des soins grâce à un rapport bénéfice/risque largement
augmenté en faveur du patient ;
- l'efficience de la dépense en contribuant à l'amélioration du rapport
coût/efficacité.
L'informatisation du CM est source de bénéfices pour tous et en premier
lieu pour le patient. Elle contribue à l'atteinte de ces deux enjeux.
Le périmètre de ce guide concerne l'ensemble de la prise en charge
thérapeutique : de la prescription à la surveillance thérapeutique du
patient, en passant par l'analyse pharmaceutique, la préparation, la
délivrance et l'administration du médicament.
Introduction
L'informatisation du CM est un projet particulièrement complexe,
comparativement à d'autres démarches d'informatisation en établissement de
santé.
Projet transversal au sein de l'établissement, il concerne une population
généralement importante : tous les professionnels médicaux et paramédicaux
de l'établissement, pharmaciens, préparateurs, directeur des soins, cadres
de santé, infirmiers, représentants de la direction, représentants des
services informatiques, etc.
Sa réussite passe d'abord par un engagement très fort de la part de la
Direction de l'établissement afin d'enclencher une réelle dynamique. Cette
dynamique doit être ensuite diffusée au travers des instances de
l'établissement et portée opérationnellement par un groupe projet
représentatif des différents métiers impactés. Elle constitue un atout
majeur pour le projet.
La notion de groupe projet représentatif est essentielle. Ne compter que
sur le seul pharmacien pour mener un tel projet paraît risqué : c'est tout
le processus de gestion du médicament qui est concerné. Si un des maillons
de la chaine manque ou faillit, c'est bien le fonctionnement de toute la
chaine qui est touché.
L'analyse du projet d'informatisation du CM sur les deux axes que sont, le
savoir-faire de l'établissement et le projet dans son environnement,
conduit à un double constat :
< savoir faire de l'établissement: le projet est réalisable mais
demandera, tant dans l'application de la méthode que dans la
difficulté technique de réalisation, des pré requis et des études
préalables indispensables ;
< le projet dans son environnement : le projet est stratégique ; le
nombre d'acteurs impliqués est important mais ne concerne pas tout le
personnel de l'établissement ; c'est un véritable projet d'entreprise
qui fera inévitablement bouger les organisations.
La réussite du projet passe ainsi en premier lieu par :
- une étude avant projet rigoureuse, appropriée à la situation de
l'établissement et suffisamment participative pour réaliser, à la
fois, le meilleur choix logiciel, et préparer les organisations à sa
mise en ?uvre.
- une adhésion sans faille des acteurs, principalement médicaux, aux
objectifs du projet.
Il faut cependant veiller à ne pas mettre tout son effort dans la phase
d'étude en amont sous peine d'y épuiser toutes ses ressources. Ces mêmes
ressources seront largement sollicitées dans la phase de mise en ?uvre.
Cette dernière peut, en effet, être comparée à une véritable course de
fond. Un projet d'informatisation du CM nécessitera au minimum deux ans. Le
défi sera de maintenir dans cette phase un effort permanent. Adhésion des acteurs
La façon d'aborder l'informatisation du CM dans un établissement varie
entre l'obligation de se conformer à la contrainte règlementaire et
l'avantage qu'elle apporte dans l'amélioration des processus de prise en
charge du patient. Selon que la priorité est donnée à l'une ou l'autre de
ces approches, les avantages et inconvénients sont différents. Nous nous
proposons, ici, d'en faire l'analyse.
1 Le projet en réponse à des injonctions règlementaires
Le projet est dans ce cas conduit sous le seul angle de l'obligation faite
à l'établissement de répondre à des instructions des tutelles.
Cette approche est d'autant plus justifiée pour les directions des
établissements qu'elle a généralement été impulsée par les ex-ARH dans le
cadre des obligations qui leur ont été faites de mettre en ?uvre le bon
usage du médicament sous peine de pénalités financières[1].
L'inconvénient est que le projet est alors ressenti par les acteurs comme
une nouvelle contrainte règlementaire plutôt que comme une voie de progrès
dans la prise en charge du patient.
Le risque sous-jacent est de n'aborder qu'une vue, certes importante mais
partielle, des voies d'amélioration de la prise en charge du patient qui ne
repose que sur le seul circuit de médicament : la prescription, l'analyse
de la prescription, la dispensation et l'administration. Ceci peut
conduire à une perte de sens majeure vis à vis de l'ensemble du projet
médical de l'établissement.
D'un point de vue systémique, cela peut générer quelques déconvenues. Le
projet d'informatisation du CM est une « verrue » à intégrer, tant bien que
mal, dans le système existant. La refonte des processus opérationnels de
soins n'est pas la priorité. Le risque de déconnexion avec les autres
processus opérationnels de prise en charge du patient devient alors réel.
Comment informatiser le CM sans tenir compte des processus amont (admission
médicale du patient, prise de connaissance de son histoire médicale),
concomitant (demandes et retours d'examens complémentaires) ou aval
(continuité des soins après la sortie) de la prise en charge ?
En donnant ainsi une priorité trop forte à la réglementation,
l'inconvénient est de réduire le projet au seul point de vue du pharmacien.
2 Le projet vu comme partie d'un tout
Dans cette approche, le projet d'informatisation du CM, aussi appelé prise
en charge thérapeutique, est un contributeur à l'amélioration de la prise
en charge du patient.
La différence est qu'il est ici considéré comme un contributeur majeur,
mais non unique, à la politique médicale de l'établissement. Il prend
naturellement sa place dans le projet médical de l'établissement en visant
l'amélioration continue des pratiques professionnelles et de leur
évaluation.
Il faut alors repenser le projet pour l'intégrer dans la prise en charge
complète du patient. Le projet devient un sous-ensemble de
l'informatisation de la production de soins.
Cette démarche, plus large, est aisément souscrite par les acteurs du
projet. Elle donne du sens et est d'autant plus facilement acceptée qu'elle
fait suite à des actions d'amélioration de la prise en charge des patients
dans la pratique quotidienne.
En ce qui concerne l'évaluation des pratiques, la médecine