2. éLABORATION DES CALENDRIERS D'éPREUVES

[pic]
FORMATION APOGÉE MODULE 25
ELABORATION
DES CALENDRIERS D'ÉPREUVES Situation du module dans le parcours |MODULE 1 |OBJECTIFS ET GRANDES FONCTIONNALITÉS D'APOGÉE |
|MODULE 2 |PRISE DE CONTACT AVEC L'OUTIL APOGÉE |
|MODULE 3 |RÉALISER UNE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE ET LE PAIEMENT DES |
| |DROITS |
|MODULE 4 |RÉALISER LE SUIVI ADMINISTRATIF D'UNE IA |
|MODULE 5 |GÉRER COMPTABLEMENT LES PAIEMENTS ET REMBOURSEMENTS |
|MODULE 6 |RÉALISER UNE INSCRIPTION PÉDAGOGIQUE ET SON SUIVI |
|MODULE 7 |SAISIR LES DÉCISIONS DE COMMISSION ET DE JURY |
|MODULE 8 |CONSULTER ET METTRE À JOUR LE DOSSIER ÉTUDIANT |
|MODULE 9 |CONNAÎTRE LA STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS |
|MODULE 10 |SAISIR ET EXPLOITER LA STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS |
|MODULE 11 |SAISIR LES MODALITÉS DE COLLECTE DES ENSEIGNEMENTS |
|MODULE 12 |EVALUATION DES ENSEIGNEMENTS |
|MODULE 13 |PRÉPARER LA SESSION D'EXAMENS |
|MODULE 14 |SAISIR LES NOTES ET RÉSULTATS DANS APOGÉE |
|MODULE 15 |SAISIR LES NOTES DEPUIS UNE APPLICATION EXTERNE |
|MODULE 16 |AGRÉGER LES NOTES ET RÉSULTATS DANS APOGÉE |
|MODULE 17 |DÉLIBÉRER ET DIFFUSER LES RÉSULTATS |
|MODULE 18 |ORGANISER LA DEUXIÈME SESSION D'EXAMENS |
|MODULE 19 |INTRODUCTION AU DOMAINE CONSTITUTION DES GROUPES |
|MODULE 20 |LES GROUPES : ARBORESCENCES, INCLUSIONS ET INCOMPATIBILITÉS|
|MODULE 21 |AFFECTATION DES ÉTUDIANTS DANS LES GROUPES |
|MODULE 22 |GESTION DES STAGES CLASSIQUES |
|MODULE 23 |INTRODUCTION AU DOMAINE ORGANISATION DES ÉPREUVES |
|MODULE 24 |PRÉPARATION DE L'ÉLABORATION DES CALENDRIERS D'ÉPREUVES |
|MODULE 25 |ÉLABORATION DES CALENDRIERS D'ÉPREUVES |
|MODULE 26 |THÈSES, H.D.R. ET D.R.T. |
|MODULE 27 |INTRODUCTION À L'ORGANISATION ET À LA GESTION DE L'ANONYMAT|
|MODULE 28 |ORGANISATION DE L'ANONYMAT |
|MODULE 29 |GESTION DES RÉSULTATS SOUS ANONYMAT |
|MODULE 30 |PARAMÉTRER ET CALCULER LES CHARGES D'ENSEIGNEMENT |
|MODULE 31 |GLOSSAIRE |
|MODULE 32 |RÉCAPITULATIF DES ÉDITIONS ET REQUÊTES |
MODULE 25 ÉLABORATION
DES CALENDRIERS D'ÉPREUVES SOMMAIRE 1. OBJECTIFS DU MODULE 5
1.1 Les objectifs 5
1.2 Le déroulement de la session 5
2. éLABORATION DES CALENDRIERS D'éPREUVES 6
2.1 Vue d'ensemble 6
2.2 Identification des incompatibilités d'épreuves 6
2.3 Traitement des erreurs sur les calendriers d'épreuves 7
2.4 Édition des calendriers, convocations et documents de
déroulement d'épreuves 7
3. DéMONSTRATIONS ET EXERCICES 8
3.1 Données générales 8
3.2 Affecter des dates, horaires et salles : démonstration 13
a. Écran Elaboration du calendrier 14
3.3 Affecter des dates, horaires et salles : exercice 20
a. Énoncé 20
b. corrigé 21
3.4 Répartir les étudiants, numéroter les places des salles,
affecter des surveillants : démonstration 23
a. Fenêtre Répartition globale 23
b. Fenêtre Affectation des étudiants 24
c. Fenêtre Répartition par salle 25
d. Fenêtre Numérotation des places 27
e. Fenêtre Critères de numérotation 28
3.5 Répartir les étudiants, numéroter les places, affecter des
surveillants : exercice 34
A. énoncé 34
b. corrigé 34
3.6 Ajout d'une épreuve dans un calendrier déjà élaboré :
démonstration 35
a. Écran Modalités d'organisation d'épreuves 35
b. Écran Maquettage de Calendrier 35
C. Écran Génération du tableau d'incompatibilités 36
d. Écran Elaboration du calendrier 36
e. Écran Liste des propositions des salles disponibles 37
3.7 Ajout d'une épreuve dans un calendrier déjà élaboré : exercice
38
a. énoncé 38
b. corrigé 38
3.8 Édition des documents relatifs aux calendriers d'épreuves :
démonstration 39
a. Écran Edition du calendrier et des convocations 39
B. Écran Edition des documents relatifs au déroulement de l'épreuve
41
3.9 Édition des documents relatifs aux calendriers d'épreuves :
exercice 42
énoncé 42
3.10 Export d'un calendrier d'épreuves, purge : démonstration 43
a. Écran Edition du calendrier et des convocations 43
B. calendrier exporte 43
C. Écran purge calendrier et / ou epreuves de calendrier 44
D. Écran Elaboration du calendrier 44
1.
OBJECTIFS DU MODULE
1.1 Les objectifs Ce module a pour objectif de familiariser l'utilisateur avec les
différents éléments qui constituent l'élaboration des calendriers
d'épreuves dans Apogée. L'Introduction au domaine et le module 24 sont les pré-requis pour
suivre la formation au module 25. 1.2 Le déroulement de la session Les durées indiquées sont des durées approximatives. La durée de
certaines sections pourra être variable selon les modules suivis au
préalable par les participants et le souhait de ces derniers.
Le temps consacré aux manipulations libres dépendra du temps nécessaire
à la réalisation des démonstrations et exercices.
2.
éLABORATION
DES CALENDRIERS D'éPREUVES
2.1 Vue d'ensemble Pour élaborer un calendrier d'épreuves sur une période N (rattachée au
CIE de l'utilisateur), l'utilisateur doit avoir préalablement créé la
maquette de ce calendrier.
1. Affectation dates, horaires et salles
A chaque épreuve, sont affectés des dates, horaires et au moins une
salle.
Au moment des affectations :
. des dates et horaires, des incompatibilités de population peuvent
être détectées ; l'utilisateur en tiendra compte ou non (message non
bloquant) ;
. de salles, Apogée vérifie la disponibilité de celles-ci.
2. Répartition des étudiants dans les salles
Après affectation d'une salle à une épreuve, les étudiants se
présentant à cette épreuve sont répartis automatiquement dans la salle.
Cependant, cette répartition peut être modifiée par la suite.
3. Numérotation des places dans les salles
Des numéros de places sont attribués automatiquement dans les salles.
Cependant, Apogée permet de modifier cette numérotation.
4. Affectation de surveillants
Un ou plusieurs surveillants peuvent être affectés à chaque épreuve.
Apogée contrôle la disponibilité des surveillants : un surveillant ne
peut être affecté à deux épreuves se déroulant dans des salles
différentes à des dates et horaires identiques ou se chevauchant. 2.2 Identification des incompatibilités d'épreuves L'identification des incompatibilités d'épreuves se fait lors de
l'élaboration des calendriers.
Lors de l'affectation de date et heure à une épreuve, une
incompatibilité avec une autre épreuve est détectée si :
. les 2 épreuves ont des étudiants communs et
. les 2 épreuves ont été affectées de date, heure identiques ou se
chevauchant et
. les 2 épreuves sont organisées sur la même période d'un même CIE. 2.3 Traitement des erreurs
sur les calendriers d'épreuves < Suppression d'une épreuve
Pour supprimer une épreuve d'un calendrier valide ou en cours
d'élaboration, il suffit de supprimer cette épreuve de la maquette.
< Ajout d'épreuve(s)
Lorsqu'une épreuve n'est pas organisée, alors qu'elle doit figurer dans
des calendriers, un traitement complémentaire d'incompatibilités permet
d'ajouter cette épreuve dans des calendriers valides ou en cours
d'élaboration.
Ceci nécessite que :
. cette (ou ces) épreuve(s) soi(en)t organisée(s) pour la période du
calendrier concerné,
. le traitement complémentaire d'incompatibilités ait été lancé sur la
période concernée. Ce traitement identifie le nombre d'étudiants de
l'épreuve (ou des épreuves) communs avec les épreuves du tableau
d'incompatibilités généré.
< En cas d'erreurs importantes (problèmes de durée d'épreuves
incorrectes, IP incorrectes, organisation d'épreuves sur un mauvais
CIE...), la seule solution consiste en une purge du tableau
d'incompatibilités de la période concernée. La purge se fait au niveau
calendrier ou au niveau épreuve.
Toutes les affectation des épreuves à purger (dates et heures d'examen,
salles, surveillants, numérotation salles, répartition des étudiants
dans les salles) sont supprimées, les incompatibilités des épreuves à
purger avec les autres sont supprimées du tableau d'incompatibilités. 2.4 Édition des calendriers, convocations
et documents de déroulement d'épreuves Les documents disponibles pour la mise en place de la session d'examen
sont :
< les calendriers d'épreuves dont l'élaboration est achevée ou non ;
< les convocations des étudiants qui doivent se présenter aux épreuves et
du pe