SYSTÈME DE GESTION DES PERFORMANCES ET DE ... - WIPO

f wo/cc/63/4
ORIGINAL : ANGLAIS
DATE : 23 juin 2010 Comité de coordination de l'OMPI Soixante-troisième session (41e session ordinaire)
Genève, 20 - 29 septembre 2010 SYSTÈME de gestion des PERFORMANCES et de perfectionnement du
personnel (PMSDS) Mémorandum du Directeur général
Le nouveau système de gestion des performances et de
perfectionnement du personnel (PMSDS) a été officiellement
lancé dans l'ensemble de l'OMPI (et de l'UPOV) en avril 2009.
Le PMSDS est une initiative clé du programme de réorientation
stratégique, dans lequel il contribue aux valeurs fondamentales
"Responsabilisation au service des résultats" et "Unis dans
l'action".
L'outil PMSDS est déployé en trois phases, chacune étayée par un
processus de communication de grande ampleur qui comprend des
formations officielles et officieuses associant ateliers
formels, sessions d'accompagnement et réunions d'information à
l'intention du personnel.
La première phase (phase I) du PMSDS a introduit un nouveau barème
de notation sur cinq points aux fins de l'évaluation des
performances, associé à un entretien obligatoire entre tous les
supérieurs hiérarchiques et leurs subordonnés afin d'examiner
les résultats. Cette phase a rempli ses objectifs : un taux de
conformité de 98 % a été atteint s'agissant de l'établissement
et de la finalisation des rapports PMSDS, les trois nouvelles
appréciations pour résultats satisfaisants se sont révélées
bien réparties et, même si un petit nombre de cas ont donné
lieu à des contestations, un seul a finalement nécessité
un recours au système d'administration de la justice. En
outre, l'introduction d'un dialogue obligatoire entre les
supérieurs hiérarchiques et leurs subordonnés sur les objectifs
de résultats et les besoins de perfectionnement a permis
d'améliorer considérablement la communication informelle. 1. La deuxième phase a instauré des fonctions de planification
détaillées des activités et du perfectionnement du personnel,
établissant des liens explicites avec les résultats escomptés
décrits dans les programmes de travail 2010 des différents
services dans le cadre de la gestion axée sur les résultats.
Un modèle de compétence du PMSDS a été
mis en place et couvre les compétences de base et les
compétences en matière de gestion. Des dispositions ont été
prises quant au recensement formel des besoins en formation en
vue d'appuyer le perfectionnement du personnel et de combler
les déficits de compétences au sein de l'Organisation, et quant
à l'enregistrement des manifestations d'intérêt dans le cadre
de la mobilité du personnel à l'interne. La phase II a été
déployée en juin 2010, une fois les programmes de travail
pour 2010 approuvés. 2. Un programme de formation approfondie destiné à l'ensemble du
personnel, qui a été élaboré avec un partenaire extérieur, a
été lancé pour appuyer les nouvelles fonctions de la phase II,
comprenant des ateliers obligatoires sur la définition
d'objectifs S.M.A.R.T., le modèle de compétences et les
compétences de communication relatives à l'évaluation des
performances. Au total, quelque 1100 fonctionnaires et
employés de l'OMPI ont été formés. Les membres du personnel
ayant des fonctions de supervision ont suivi des ateliers
durant plusieurs jours, ce qui constitue un élément important
des projets de l'Organisation visant à renforcer les capacités
de la direction. Les collègues qui ont entrepris la
planification selon le PMSDS ont pu bénéficier d'un appui
supplémentaire sous la forme de sessions d'accompagnement
individuelles ou en groupe. 3. De nouvelles formations axées sur le PMSDS sont prévues pour
l'automne 2010, débouchant sur le déploiement des fonctions
d'évaluation détaillée correspondant à la phase III du PMSDS au
premier trimestre 2011. Les membres du personnel seront alors
évalués sur leurs résultats en 2010 par rapport à leurs
objectifs convenus au préalable, et le nouveau cycle de
planification pour 2011 débutera. À ce stade, le PMSDS sera
considéré comme pleinement mis en ?uvre et, dès lors, il sera
procédé à l'évaluation et à la planification selon le PMSDS
durant le premier trimestre de chaque année civile. 4. L'un des principaux objectifs du PMSDS est de fournir à la
direction des informations relatives aux ressources humaines,
en vue de déterminer les besoins en matière de perfectionnement
et les besoins en formation qui en découlent, lesquels seraient
notamment pris en compte dans l'élaboration du programme et
budget pour la période 2012-2013 et au-delà. Afin de
contribuer à cet objectif, un système informatique a été mis en
place spécialement pour le PMSDS, avec des possibilités de
compte rendu très élaborées. 5. De plus amples informations sur le PMSDS figurent dans l'annexe
de ce document, à savoir les directives officielles
d'utilisation du système contenant une explication des concepts
en jeu, ainsi qu'une description des compétences de base et des
compétences en matière de gestion employées dans le système. 6. Le Comité de coordination de
l'OMPI est invité à prendre note
des informations contenues dans
les paragraphes 1 à 8 ci-dessus. [L'annexe suit.]
Système de gestion des
performances et de
perfectionnement du personnel
WO/CC/63/4
Table des matières Introduction 3
COMMENT SE FAMILIARISER AVEC LE PMSDS 3
DÉROULEMENT DU CYCLE PMSDS 4 Détermination des résultats escomptés de l'équipe pour l'année à venir
4
Préparation et conduite des entretiens PMSDS 4
Évaluation des résultats obtenus au cours du cycle PMSDS écoulé et
planification des résultats pour le cycle PMSDS suivant 5
Suivi régulier pendant l'année 6
Bilan intermédiaire 6
Clôture du cycle (évaluation) et ouverture d'un nouveau cycle
(planification) 7 Évaluation des rÉsultats obtenus au cours du cycle PMSDS ÉcoulÉ 7 Évaluation détaillée des résultats 7
Évaluation globale des résultats 8 Planification des résultats escomptÉs pour le cycle pmsds suivant 9 Recensement des objectifs en rapport avec les fonctions 9
Indication des compétences essentielles 10
Recensement des objectifs en matière de perfectionnement 11
Recensement des besoins en matière de formation 11
Interdépendance entre les objectifs, les compétences essentielles et les
besoins en matière de formation 12 RÔle DU MEMBRE DU PERSONNEL 13 Réflexion et auto-évaluation 13
Participation aux entretiens PMSDS et retour d'information 14
Suivi au cours de l'année 15 RÔle DU SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE 15 Accompagnement des membres du personnel tout au long du cycle PMSDS 16
Reconnaissance 17
Remédier aux résultats insuffisants 17 RÔle DU RÉEXAMINATEUR 18 Conseils 18
Médiation 18
Gestion de la qualité 18
Approbation ou intervention 19 COMMUNICATION EFFICACE 21
RESPECT DES DIFFÉRENCES INDIVIDUELLES ET CULTURELLES 22
ESPRIT D'ÉQUIPE 22
COMPORTEMENT PROFESSIONNEL 23
RÉSULTATS CONCRETS 23
ACCEPTATION DU CHANGEMENT 24
Respect DE LA DÉONTOLOGIE ET DES VALEURS 24
CRÉATION D'UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL STIMULANT 25
PLANIFICATION ET GESTION DES ReSsources 25
PROMOTION DU CHANGEMENT, DE L'INNOVATION ET DE L'APPRENTISSAGE 26
CRÉATION ET PROMOTION DE PARTENARIATS 27
FAIRE ENTRER L'OMPI DANS L'AVENIR (directeurs et au-dessus) 27 Introduction L'objectif principal du PMSDS est d'améliorer la manière dont l'OMPI
s'acquitte de ses fonctions, dans l'intérêt mutuel de l'Organisation
et des personnes qui y travaillent.
L'adéquation, les qualifications et la motivation sont aujourd'hui
des facteurs humains essentiels dans les organisations performantes.
Le PMSDS vise par conséquent à favoriser
|une meilleure adéquation entre les ressources humaines et les |
|objectifs stratégiques de l'OMPI, |
|un perfectionnement du personnel systématique et dynamique, |
|un dialogue continu entre les supérieurs hiérarchiques et les |
|membres du personnel pour favoriser la convergence de vues et la|
|participation active de tous. | Le passé ne pouvant être changé, le système met l'accent sur
l'avenir. Néanmoins, il importe de prendre en considération et
d'évaluer les faits passés afin de
|reconnaître les résultats satisfaisants, |
|recenser les domaines à perfectionner, |
|tirer les enseigneme