OJ - Quinoa asbl

CR 2° rEunion des responsables Lundi 20 février 2017 - Quinoa
Excusés : Andrea, Johanne, Roland, trésor, catherine, Pauline 1. Quoi de neuf ?
- Feedback soirées d'info et première réunion
2. PrEsentation AG et CA
> Zoé et Hélène
En tant que responsable vous êtes membres de l'AG (Assemblée Générale).
L'AG se rassemble en mai, date encore à convenir. Les membres du CA
(Conseil d'Administration) sont pour la majorité d'ancien-ne-s
responsables, à la prochaine AG il y aura l'élection de nouveaux membres du
CA.
3. Communications
> Etat Inscription
> Documents des volontaires et des responsables sur page des responsables
http://www.quinoa.be/documents-des-responsables/
mot de passe : « responsable2017 »
> URGENT documents à rendre à Quinoa, voici ceux et celles concerné-e-
s sauf erreur de ma part:
Fiche partage des taches : Burkina Faso, Népal Août, Sénégal
Fiche perso : Mireille, Sarah, Andrea, Charlotte, Alixe, Valérie Van
Belle, Catherine, Roland, Trésor, Camille, Pauline, Renaud, Héloïse et
Annabelle
Convention : Andrea, Roland, Trésor, Camille Les volontaires
> les réunions de groupes : prévenez-nous au plus tôt de la date et du lieu
SVP pour qu'on puisse les communiquer sur notre site internet
> Prendre contact, mail, téléphone, facebook avec les personnes dont
Fatima vous envoie le contact (soit intéressé/ soit juste contrat/ soit
inscrit) + les inviter à vos réunions de groupe
> me mettre en CC quand vous envoyez le PV de réunion, me permet de suivre
l'état d'avancement
> Informer les intéressés de nos bourses. 2 types de bourse : celle qui
couvre les 175 E sur les 210 E de frais d'inscription, la bourse CPAS qui
est une bourse complète (il faut bénéficier d'une manière ou d'une autre
du CPAS), formulaire en ligne sur la page des responsables
> Réunion pour les « parents inquiets » le mardi 9 mai à 18h00 à Mundo-B.
> Réunion Quinoa & Partenaire : quand vous avez un groupe stabilisé, le-la
permanent-e référent-e de votre projet viendra à une de vos réunions pour
présenter l'asbl, échanger avec le groupe, parler de la charte des
volontaires de projet. Donc faites signe à votre référent-e et invitez le
à une de vos réunions!
> Dès qu'il y a 5 volontaires dans votre groupe, votre groupe reste ouvert,
10 volontaires = groupe complet :
. Fixer les dates du projet : les responsables font une
proposition en fonction des disponibilités du groupe à Quinoa
puis Quinoa voit avec le partenaire et confirme
. Fixer les dates de WE de formation N-S et WE à la ferme.
> WE de formation :
. 1er WE complet 24-26 mars : voir doc en attaché du mail
> Inscriptions d'anciens volontaires ou responsables : 110E de frais
d'inscriptions.
4. Assurances et responsabiliTEs > l'assurance maladie en tant que responsable/ volontaires aussi. Cf
extrait d'un des règlements. Pour les responsables comme pour les
volontaires, chacun doit avoir une assurance pour les frais médicaux sur
place et le rapatriement. Il faut savoir que ces assurances ne sont pas
valables pour des maladies précédant le séjour dans le Sud
> Les responsables et les volontaires sont couverts par une assurance
« responsabilité civile exploitation et professionnelle » par Quinoa.
Quand parle-t-on d'une RC ?
On parle de RC quand les 3 éléments suivants sont réunis :
- une faute
- un dommage causé à un tiers
- un lien de cause à effet entre cette faute et ce dommage
Donc, s'il y a une faute et si un dommage est causé par un volontaire ou
un responsable à un tiers, Quinoa est tenue pour responsable : elle est
civilement responsable.
Ex : Le volontaire donne un coup de pioche dans le pied de quelqu'un.
Cette assurance est la seule que Quinoa a souscrit pour l'ensemble de ses
bénévoles. Quinoa souscrit également une assurance
rapatriement/hospitalisation, pour ses responsables uniquement, si vous
n'en avez pas déjà.
> Les activités du volontaire menées à titre privé ne peuvent pas être
mises à charge de l'asbl. Il est donc fortement recommandé aux
volontaires et aux responsables de souscrire à une RC familiale qui
pourra intervenir dans ce cas-là. > Si les volontaires signent une décharge de responsabilité (ils veulent
aller par exemple faire la fête dans un quartier malfamé qu'on vous a
conseillé d'éviter), la RC de Quinoa ne les couvre plus. > Les mineurs sont sous l'autorité de Quinoa, via les responsables. Si un
mineur est « ingérable », puisqu'il n'y a pas de possibilité de décharge
de responsabilité, vous nous téléphonez et Quinoa prendra les
dispositions nécessaires, en concertation avec les parents. Une décharge
de responsabilité signifiera dans ce cas-ci de mettre le volontaire
mineur dans un avion qui le ramène en Belgique. Concernant la
responsabilité légale des responsables par rapport au mineur : les
parents bien qu'ayant signé un document d'autorisation parentale de
quitter le territoire, restent les responsables légaux sur base de la loi
belge. 5. Outils pEDagogiqueS A utiliser dans vos groupes > Jeu pralines et fleurs
Vous arrivez avec ballottin de pralines on vous accueil avec des colliers
fleurs...Les pralines représentent ce que les participants pensent pouvoir
apporter au partenaire/ à la communauté d'accueil et les fleurs ce que le
partenaire/ la communauté d'accueil pourraient vous apporter... Recadrage : Sortir de cette idée de la main qui donne au-dessus de celle qui reçoit...
Don-contre-don, induit un lien humain...
Ouvrir les attentes... 5. REcolte de Fonds (RDF) Bonne nouvelle, en plus des 800E apportés par la DGD pour soutenir chaque
RDF de chaque groupe, les RDF des projets internationaux, sauf les projets
famille et ADeD, sont diminuées de 200 E. Elles s'élèvent donc à 2900 E au
lieu de 3900 E. -> CFR aussi le Vienzavekmoi !!! + Documents récapitulatifs des activités
de 2015 et 2016 Voici, une liste non exhaustive d'activités les plus couramment réalisées
par les groupes pour financer leur projet et ce qui marche et ce qui marche
moins. N'hésitez pas à demander des infos complémentaires aux ancien-ne-s
responsables, ou aux autres permanent-e-s de Quinoa.
Afin de faciliter la comptabilité, l'argent de la récolte de fonds doit
être versé sur le compte Triodos 523-0402752-83 avec la communication
« projet untel + mois + année » tandis que les frais d'inscription des
volontaires iront sur le compte ING 310-1025698-09 avec la communication
'inscription + nom du volontaire. L'argent qui a transité par le compte Triodos ne peut être affecté qu'à des
projets solidaires (au Nord comme au Sud). Si le groupe récolte plus que le
budget prévu pour le projet, l'excédent ne sera pas redistribué aux
volontaires pour diminuer leurs frais personnels. La part de la récolte de
fonds allouée au partenaire local ne sera pas non plus augmentée, sauf
exception.
A quoi sont affectés les surplus éventuels ?
- à un système de solidarité entre projets excédentaires et déficitaires
- à décider en AG, à un fonds destiné à inviter des partenaires du
« Sud » en Belgique L'éthique dans la récolte de fonds
> IMPORTANT : Cfr Vienzavekmoi |Sponsoring : services clubs, entreprises, personnes privées | > Cfr Vienzavekmoi > Ce qui demande le moins d'investissement en temps, énergie, argent !!!
Soigner vos demandes, adapter le courrier aux personnes ciblées !
Réduction d'impôts
Tout don de 40 E et plus sera déductible fiscalement (les donateurs
recevront automatiquement une attestation fiscale dans le courant du mois
de avril/mai de l'année suivante). (Si passe par compte Triodos) Chiffres de 2016 (entre 250 et 500 /projet) :
|Rotary |750 |
|Lions |1000 |
|Orval |2000 |
|Chimay |1250 |
|Dons |Beaucoup|
|privés |* |
Quelques conseils pour la lettre/dossier de sponsoring > Consulter les lettres et dossiers de présentation des années précédentes
(voir page des documents des responsables)
> Faire relire un exemplaire du courrier par Jeanne
> Adapter le courrier aux personnes ciblées.
>Les demandes adressées personnellement ont plus de chance d'aboutir (il
vaut toujours mieux connaître quelqu'un faisant partie de l'entreprise ou
du service-club qui appuiera votre requête).
> Ne pas oublier que Quinoa est une ONG d'éducation au développement:
éviter les lettres misérabilistes et respecter une certaine éthique dans le
choix des donateurs potentiels. Crowdfunding et site internet > Cfr Vienzavekmoi |Ventes | > Cfr Vienzavekmoi >Profiter des opportunités du calendrier
>Dès le début du processus, peu de moyens sont nécessaires
> Chaque personnes peut s'engager à vendre autant de ... bénéfices minimum
> Soigner la présentation + étiquette Quinoa pour légitimiter
> Adapter le prix, les personnes achètent pour soutenir votre projet avant
tout
. Vente d'?ufs en chocolat/ pralines/ cuberdons
> Pralines: la vente de chocolats fonctionne très bien avant Pâques
Nous avons un accord très avantageux avec Belvas (chocolat bio et
fairtrade). Prix d'achat exceptionnel de 1,6 euro/ boîte de truffes
pralinées, Prix de vente conseillé 4,5 euro. Biscuits
Il est possible de les faire vous-même (par exemple des cookies) : les
bénéfices peuvent être importants. Népal A 2016 : système de précommande
1300 E
Vous pouvez aussi acheter des biscuits Be Bene (Bio, Fairtrade et local) à
un prix avantageux 2,84