Janvier - Quinoa asbl

Table des matières
Ce qu'on attend de vous... 5
Ce qu'on vous propose... 6
Feuille de route des responsables 9
Planning des festivités 2017 13
Quelques jalons... 16
En pratique 18
Billet d'avion 20
Côté finances 21
Récolte de fonds : pistes et conseils 25
Préparation thématique et sensibilisation ECMS 33
Quinoa comment ça marche ? 38
Ze who's who 39
Les partenaires du Sud 40
Référentiel sur l'éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire 43
Charte de Quinoa 45
Notes 50
Introductionke
Bonjour et bienvenue à bord ! Le Vienzavekmoi, ou « Vade me cum » des responsables, est un document
d'accompagnement de tout le projet dans lequel vous vous engagez, une sorte
de carnet de bord. Il vous permettra de connaître mieux le processus, les
tâches qui vous incombent et leurs délais, les grandes lignes d'orientation
de l'ONG, son fonctionnement, et ces mille et unes petites choses
nécessaires à la bonne marche du projet. Ce document n'est pas exhaustif, vous y trouverez d'ailleurs un espace
vierge pour vos notes personnelles... Par ailleurs, les réunions mensuelles
des responsables (RMR) nous permettront d'approfondir certains aspects de
la gestion du projet, de répondre à vos questions, et de partager les
expériences des différents groupes. Attention, n'oubliez pas qu'il s'agit d'informations concernant les projets
internationaux en général. Le parcours des responsables du projet familles
en Inde comporte quelques différences. Nous vous souhaitons une excellente lecture, et au-delà, de profiter
pleinement de l'aventure.
Bon vent ! Ce qu'on attend de vous... Les différentes facettes du rôle de responsable Vous êtes le lien entre Quinoa, les participant-e-s et le partenaire local
Ce qu'on vous propose... Les formations pour les responsables Les formations pour les responsables et les volontaires Remarque : La présence à l'ensemble des WE est obligatoire, du vendredi
soir au dimanche fin d'après-midi ! Cela fait partie de votre engagement en
tant que responsable. Puisque les dates vous sont communiquées bien à
l'avance et que les absences de dernières minutes ont des conséquences
directes dans l'organisation de ces WE, un courrier justifiant votre
absence devra être envoyé à notre secrétaire générale une semaine avant le
WE ! Votre absence peut entraîner une rupture du contrat qui nous lie. Feuille de route des responsables
Février
Avec votre binôme < Faire connaissance
< Vous renseigner sur le projet : Lire les rapports des années précédentes,
rencontrer si possible les ancien-ne-s responsables, vous informer sur le
contexte local et sur la thématique du projet.
< Fixez entre votre binôme la date de la première réunion de votre groupe
et nous la communiquer (à Jeanne, jeanne@quinoa.be et à Fatima,
fatima@quinoa.be).
< ébattre du partage des responsabilités et remettre la fiche
récapitulative à Jeanne.
< Préparation et animation des réunions de groupe. Avec les volontaires du groupe < Rencontrer les personnes intéressées particulièrement par votre projet
lors des soirées d'infos. Vos déplacements à cet effet sont remboursés
par Quinoa. Ce sont des moments essentiels pour initier la création de
chaque groupe. C'est toujours important pour les personnes de mettre un
visage sur la fonction de responsable de leur futur groupe. En plus des
soirées d'infos classiques, vous pouvez nous rejoindre pour réaliser des
« descentes d'auditoires » c'est-à-dire des présentations de 5 mn des
projets internationaux dans les universités et grandes écoles. Nous
allons aussi y réaliser des « midis d'infos » et tenir des stands Quinoa
dans différents lieux pour continuer cette communication sur les projets.
Vous êtes plus que bienvenu-e-s !
< Lors de la première réunion avec votre nouveau groupe, un membre de
l'équipe permanente viendra pour présenter Quinoa. Chaque responsable est
prié d'avertir Fatima (info@quinoa.be) et Jeanne (jeanne@quinoa.be) par e-
mail de chaque nouvelle date de réunion. Quinoa pourra ainsi publier la
date sur son site internet et avertir toute personne qui a manifesté son
intérêt pour le projet.
Quoi faire lors des premières réunions de groupe ?
< Organiser des activités pour apprendre à se connaître.
< Ecouter les attentes de chacun.
< Partager les informations pour les démarches administratives
(inscriptions, bourse, fiche perso) et sur le projet (projet, moments de
formation, etc.). Plus d'info à la RMR de janvier. Pour
s'inscrire (possibilité via internet), le-la volontaire doit avoir payé
au moins une partie des frais d'inscription (100 E sur les 210E totaux)
et avoir rempli et signé un contrat. Les documents une fois remplis
doivent rester chez Quinoa mais n'hésitez pas à les faire photocopier !
Ces documents sont rangés dans des classeurs spécifiques à chaque projet
et ne peuvent être empruntés (possibilité de faire des copies).
< Faire un brainstorming pour mettre en commun les idées pour la récolte de
fonds.
< Faire un planning de l'année : calendrier des réunions en groupe, dates
des week-ends de formation, dates exactes du séjour, disponibilités de
chacun-e (départ-retour, examens), etc.
Pour les week-ends de formation pour les volontaires : trois dates sont
prévues en mars, avril et juin. Il s'agit de 3x la même formation
('Initiation aux relations Nord-Sud'). Dès que vous avez choisi la date
qui convient le mieux à votre groupe, merci de la communiquer à Jeanne !
Nous nous chargerons d'envoyer à vos volontaires sur base de la liste que
vous nous remettrez les informations pour les modalités pratiques.
L'idéal serait que tous les membres de votre groupe participent au même
weekend, mais cela n'est pas toujours possible. Les électrons libres
doivent alors s'inscrire individuellement à un autre week-end. Pour
participer aux week-ends, les volontaires doivent avoir signé leur
contrat et payé un acompte sur leur inscription (100E) sur le compte ING
BE52 3101 0256 9809.
Pour les weekends d'immersion à la ferme : vous choisissez une date avec
votre groupe et vous la transmettez à Jeanne qui vous choisira une ferme
disponible. Avec Jeanne < Vous la tenez informée du calendrier du groupe :
o dates, lieux et contenus de vos réunions de groupe
o weekend de formation
o weekend à la ferme
o dates exactes du projet, etc.
< Contact avec le partenaire local : dans un premier temps, toutes vos
questions sur le partenaire, le contenu des projets, les aspects
pratiques, etc. doivent transiter par Jeanne qui est en contact avec les
partenaires. Ensemble, ils définissent les grandes orientations
stratégiques (contenu et localisation des projets, budgets, etc.). Par la
suite, quand Jeanne vous aura donné son feu vert, vous prendrez
directement contact avec le partenaire (détails pratiques, dates arrivée,
profil et attentes des volontaires...). A partir de ce moment, afin de
faciliter le travail de Jeanne, nous vous demandons de la mettre en copie
des courriers échangés avec le partenaire.
< Vous la tenez informée de l'évolution de votre récolte de fonds et des
activités que vous envisagez de réaliser.
Avec Fatima
< Billets d'avion : nous devons réserver les billets d'avion au plus
tôt, afin de profiter de prix abordables. Remplissez la "fiche
aviation" dès la confirmation de la réalisation de votre projet (5
inscrit-e-s à votre groupe). Conseillez également à vos volontaires de
ne pas trop traîner ! Vous pouvez éventuellement faire une demande de
prix pour votre groupe auprès d'une agence de voyage.
< Vous lui communiquez au fur et à mesure les coordonnées de vos
volontaires et lui remettez tous les documents administratifs (fiches,
contrats, évaluations, etc.). Mars/Avril/Mai
Avec votre binôme < Préparation et animation des réunions de groupe. Avec les volontaires du groupe
< Suivi des aspects administratifs
< Réservation des billets (mars-avril)
< Remise des fiches perso, des contrats, des demandes de bourses (le
31 mars).
< Date limite de confirmation de la réalisation des projets : 1er
mai.
< Réalisation d'activités de la récolte de fonds, envoi de demandes de
sponsoring.
< Activités d'éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire sur la
thématique du projet, le partenaire, le pays ou le contexte local
(film ou documentaire, invitation d'intervenants/témoins, jeux,
exposés, etc.). Rappel : les formations données par Quinoa abordent
les enjeux des relations N-S de manière générale (mondialisation,
dette, notion de développement, historique de la coopération, pratique
interculturelle).
< Vous pouvez constituer un dossier pédagogique sur le pays du séjour.
< Participer au weekend d'in