guide de validation - Forum des Responsables de la Vérification ...

des rapports annuels de gestion
des agences, des ministères et des organismes
version - novembre 2009 Table des matières
A. INTRODUCTION 3 B. Les paramètres préalables 4 C. Le mandat 5 D. La planification 7 E. Les procédés de validation de l'information 8 F. La communication des résultats 11
ANNEXE I 18
Modèle type de mandat - mission d'examen 18
Modèle type de mandat - mission de vérification 21
Exemple de mandat - mission d'examen 23
ANNEXE II 26
Planification des travaux 26
ANNEXE III 28
Modèle type de déclaration de la direction - agence 28
Modèle type de déclaration de la direction - ministère ou organisme
29
ANNEXE IV 30
Révision du dossier 30
ANNEXE V 31
Plan général de validation du rapport annuel de gestion 31
ANNEXE VI 36
Modèle de fermeture 36
ANNEXE VII 38
Exemple de restriction 38
Modèle type de restriction 39
ANNEXE VIII 40
Modèle type de rapport de validation - mission d'examen (forme
négative) 40
Modèle type de rapport de validation - mission d'examen (forme
positive) 41
Modèle type de rapport de validation - mission de vérification 42 Introduction Élaboré en 2002, ce guide se veut un outil de référence évolutif. Il a
été rédigé à l'intention du personnel travaillant en vérification
interne appelé à procéder à des travaux de validation. Il encadre non
seulement la démarche de travail ayant trait à la vérification interne
mais aussi certains paramètres pour la déclaration de la direction.
Rappelons qu'en vertu de la Loi sur l'administration publique, adoptée
en mai 2000, les ministères et les organismes qui fournissent des
services directs aux citoyens doivent établir un plan stratégique qui
oriente leurs actions sur plusieurs années et rendre compte des
résultats atteints notamment dans un rapport annuel de gestion. Ils
doivent aussi rendre publique une déclaration sur leurs objectifs quant
au niveau et à la qualité de ces services.
Le Forum des responsables de la vérification interne souhaite que ce
guide aide le personnel qui travaille en vérification interne à appuyer
leurs dirigeants lors de la production de la déclaration de la direction
incluse au rapport annuel exigé par la loi. Il souhaite également que
cet ouvrage contribue ainsi à donner aux lecteurs de ces rapports une
assurance raisonnable de la fiabilité des données qui y sont présentées
et des contrôles afférents.
Ce guide s'associe aux Normes internationales pour la pratique
professionnelle de l'audit interne, éditées par l'Institut de l'Audit
Interne[1] tout en s'inspirant fortement, lorsque cela était possible,
des normes de l'Institut Canadien des Comptables Agréés (ci-après
« Normes de l'ICCA »).
La deuxième édition (janvier 2007) a été adaptée aux mises à jour des
deux ouvrages précités.
« La vérification interne constitue l'une des
fonctions qu'une organisation doit assumer, et les
activités effectuées pour l'assurer contribuent en
partie à porter un jugement sur la performance. Elle
s'avère très utile pour soutenir les organisations
publiques dans l'atteinte de leurs objectifs, pour la
gestion des risques et des contrôles et afin
d'assurer une reddition de comptes publique. »[2] Les paramètres préalables
Certains paramètres doivent être pris en considération par les
vérificateurs internes afin de mener à terme la validation d'un rapport
annuel de gestion.
B.1 La validation doit être conforme aux Normes internationales pour
la pratique professionnelle de l'audit interne. Ceux-ci doivent
s'assurer plus particulièrement de rencontrer les normes suivantes : Norme 1100 - Indépendance et objectivité
Norme 1200 - Compétence et conscience professionnelle B.2 Comme tout autre mandat assumé par le vérificateur interne, ce
dernier doit se conformer au Code de déontologie de l'Institut de
l'Audit Interne. B.3 Les membres des ordres professionnels qui exercent leurs
activités en vérification interne et qui sont appelés à réaliser la
validation des rapports annuels de gestion, demeurent sujets au
respect de leur code de déontologie. B.4 La validation doit également s'inspirer des Normes de l'ICCA.
Les principaux chapitres à considérer sont : Chapitre 5025 - Normes relatives aux missions de certification.
Chapitre 5100 - Normes de vérification généralement reconnues.
Chapitre 7500 - Association du vérificateur à des rapports annuels,
à des rapports
Chapitre 8100 - Normes d'examen généralement reconnues.
Chapitre 8500 - Examen d'informations financières autres que des
états financiers. Le mandat
C.1 Assise du mandat Le vérificateur interne effectue son mandat dans le cadre de la
déclaration du sous-ministre ou du dirigeant d'organisme attestant
de la fiabilité des données et des contrôles afférents au rapport
annuel de gestion. Le mandat de validation vise à fournir une
communication écrite (rapport de validation de la vérification
interne) dans laquelle le vérificateur interne exprime une
conclusion sur la validité de l'information présentée dans le
rapport annuel de gestion d'un ministère ou d'un organisme.
En ce qui concerne le rapport annuel de gestion d'une agence, le
vérificateur interne effectue son mandat dans le cadre de la
reddition de comptes du responsable de l'agence au sous-ministre
ou du dirigeant d'organisme. Son travail vient donc également
appuyer la déclaration du responsable de l'agence.
C.2 Types de mandat de validation Lors de ses travaux de validation, le vérificateur interne peut
effectuer une mission d'examen ou une mission de vérification. La
principale distinction entre ces deux catégories concerne le
niveau d'assurance donné par le vérificateur interne et,
conséquemment, les procédés de validation utilisés. Nous
présentons, ci-dessous, les caractéristiques de ces deux genres de
mission. C.2.1 Mission d'examen Dans ce cas, le vérificateur interne fournit un niveau
modéré d'assurance en planifiant des procédés qui, selon son
jugement professionnel, lui permettront de ramener le risque
d'émettre une conclusion inappropriée dans son rapport de
validation à un niveau modéré.
Le risque est ramené à un niveau modéré lorsque les éléments
probants réunis permettent au vérificateur interne de
conclure que les données divulguées au rapport annuel de
gestion sont plausibles.
Le type de mandat de validation peut varier à l'égard de
certaines informations du rapport annuel de gestion. Selon
les besoins du sous-ministre ou du dirigeant d'organisme,
certaines données peuvent faire l'objet d'une assurance plus
élevée que les autres données du rapport annuel de gestion.
De plus, le vérificateur interne peut, selon l'importance
des données et des risques d'erreurs qui y sont associés,
juger s'il est essentiel d'obtenir un degré d'assurance plus
élevé pour certaines données. Notez toutefois que, même si
pour certaines données un degré d'assurance plus élevé est
obtenu, le vérificateur interne ne pourra considérer le
mandat de validation comme une mission de vérification.
C.2.2 Mission de vérification Lors de ce type de mission, le vérificateur interne fournit
un niveau élevé d'assurance en planifiant des procédés qui,
selon son jugement professionnel, lui permettront de ramener
le risque d'émettre une conclusion inappropriée dans son
rapport de validation à un niveau faible. En fait, il s'agit
pour le vérificateur interne de déceler, par ses procédés,
les erreurs importantes qui auraient pour conséquence
d'informer inexactement les lecteurs du rapport annuel de
gestion.
L'assurance absolue ne peut être atteinte en raison de
l'existence de facteurs comme le recours au jugement,
l'utilisation des sondages, les limitations inhérentes au
contrôle et le fait qu'une grande partie des éléments
probants que peut obtenir le vérificateur interne sont de
nature convaincante plutôt que concluante.
C.3 Toute intervention de validation de l'information au rapport
annuel de gestion doit s'appuyer sur la présence d'un mandat
dûment émis par le sous-ministre ou le dirigeant d'organisme.
C'est au responsable de la vérification interne et au sous-
ministre ou au dirig