RRO 1990, Règl. 460 - cloudfront.net

Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée R.R.O. 1990, RÈGLEMENT 460 MODIFIÉ JUSQU'AU RÈGL. DE L'ONT. 421/04 DISPOSITIONS GÉNÉRALES VERSION TELLE QU'ELLE EXISTAIT DU 20 DÉCEMBRE 2004 AU 31 DÉCEMBRE 2004.
Avertissement : Le présent règlement codifié ne constitue pas une copie
officielle parce qu'il risque de ne pas être entièrement lisible en format
HTML ou Word. Le texte suivant est la version française d'un règlement bilingue.
1. (1) Les organismes, conseils, commissions, personnes morales et
autres entités qui figurent dans la colonne 1 de l'annexe sont désignés
comme institutions. R.R.O. 1990, Règl. 460, par. 1 (1).
(2) La personne qui occupe le poste qui figure dans la colonne 2 de
l'annexe vis-à-vis de chaque institution de la colonne 1 est désignée comme
personne responsable de l'institution. R.R.O. 1990, Règl. 460, par. 1 (2).
2. Le document qui peut être constitué à partir de documents
lisibles par machine est soustrait à la définition du terme «document» pour
l'application de la Loi si sa préparation entraverait abusivement les
activités normales d'une institution. R.R.O. 1990, Règl. 460, art. 2.
3. (1) La personne responsable qui accorde l'accès à l'original
d'un document doit assurer la sécurité de celui-ci. R.R.O. 1990, Règl.
460, par. 3 (1).
(2) La personne responsable peut exiger que la personne à qui est
accordé l'accès à l'original d'un document consulte celui-ci dans les
locaux dans lesquels l'institution exerce ses activités normales. R.R.O.
1990, Règl. 460, par. 3 (2).
(3) La personne responsable vérifie l'identité de l'auteur d'une
demande d'accès aux renseignements personnels le concernant avant de lui en
accorder l'accès. R.R.O. 1990, Règl. 460, par. 3 (3).
4. (1) Les personnes responsables veillent à ce que des mesures
raisonnables pour empêcher l'accès non autorisé aux documents qui se
trouvent dans leur institution soient déterminées, documentées et
appliquées en tenant compte du caractère des documents à protéger. R.R.O.
1990, Règl. 460, par. 4 (1).
(2) Les personnes responsables veillent à ce que seuls les
particuliers qui ont besoin d'un document pour l'exercice de leurs
fonctions y aient accès. R.R.O. 1990, Règl. 460, par. 4 (2).
(3) Les personnes responsables veillent à ce que des mesures
raisonnables pour empêcher les documents qui se trouvent dans leur
institution d'être détruits ou endommagés par inadvertance soient
déterminées, documentées et appliquées en tenant compte du caractère des
documents à protéger. R.R.O. 1990, Règl. 460, par. 4 (3).
5. (1) L'institution conserve les renseignements personnels dont
elle s'est servie pendant un an au moins après leur utilisation, sauf si le
particulier concerné par ces renseignements consent à leur suppression
avant la fin du délai imparti. R.R.O. 1990, Règl. 460, par. 5 (1).
(2) Pour l'application du paragraphe (1), le délai minimal pendant
lequel sont conservés les renseignements personnels que contient une bande
d'enregistreur automatique d'appels téléphoniques ou radio qui est gardée
par l'institution ou sous son contrôle est de 45 jours au lieu d'un an.
Règl. de l'Ont. 26/97, art. 1.
5.1 La personne responsable de l'institution qui reçoit une demande
d'accès à un dossier ou aux renseignements personnels conclut que la
demande est frivole ou vexatoire si, selon le cas :
a) elle est d'avis, fondé sur des motifs raisonnables, que la
demande reflète une conduite qui aboutit à un abus du droit d'accès ou
entrave les activités de l'institution;
b) elle est d'avis, fondé sur des motifs raisonnables, que la
demande a été faite de mauvaise foi ou à des fins autres que
l'obtention de l'accès. Règl. de l'Ont. 21/96, art. 1.
5.2 Les droits qui sont imputés pour l'application de l'alinéa 24
(1) c) ou 48 (1) c) de la Loi sont de 5 $. Règl. de l'Ont. 21/96, art. 1.
5.3 (1) Pour l'application du paragraphe 50 (1.1) de la Loi, les
droits qui sont payables pour interjeter appel devant le commissaire d'une
décision d'une personne responsable sont de :
a) 25 $, si l'appelant a présenté une demande d'accès à un
document aux termes du paragraphe 24 (1);
b) 10 $, si l'appelant a présenté une demande d'accès à des
renseignements personnels aux termes du paragraphe 48 (1);
c) 10 $, si l'appelant a présenté une demande de rectification des
renseignements personnels aux termes du paragraphe 47 (2). Règl. de
l'Ont. 21/96, art. 1.
(2) Pour l'application du paragraphe 50 (1.1) de la Loi, aucuns
droits ne sont payables pour interjeter appel devant le commissaire d'une
décision d'une personne responsable si l'appelant reçoit l'avis d'une
demande aux termes du paragraphe 28 (1) de la Loi. Règl. de l'Ont. 21/96,
art. 1.
6. Les droits suivants sont imputés pour l'application du paragraphe
57 (1) de la Loi pour l'accès à un document :
1. Pour les photocopies et imprimés d'ordinateur, 20 cents la
page.
2. Pour les disquettes, 10 $ chacune.
3. Pour effectuer une recherche manuelle d'un document, 7,50 $
pour chaque tranche de 15 minutes qu'une personne consacre à cette fin.
4. Pour préparer un document en vue de sa divulgation, y compris
extraire une partie du document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15
minutes qu'une personne consacre à cette fin.
5. Pour créer un programme d'ordinateur ou une autre méthode de
préparation d'un document à partir de documents lisibles par machine,
15 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu'une personne consacre à cette
fin.
6. Les frais, y compris les frais d'ordinateur, que l'institution
engage pour le repérage, la récupération, le traitement et la
duplication du document si ces frais sont précisés dans une facture que
reçoit l'institution. Règl. de l'Ont. 21/96, art. 2.
6.1 Les droits suivants sont imputés pour l'application du
paragraphe 57 (1) de la Loi pour l'accès aux renseignements personnels qui
concernent le particulier qui fait la demande d'accès :
1. Pour les photocopies et imprimés d'ordinateur, 20 cents la
page.
2. Pour les disquettes, 10 $ chacune.
3. Pour créer un programme d'ordinateur ou une autre méthode de
préparation des renseignements personnels demandés à partir de
documents lisibles par machine, 15 $ pour chaque tranche de 15 minutes
qu'une personne consacre à cette fin.
4. Les frais, y compris les frais d'ordinateur, que l'institution
engage pour le repérage, la récupération, le traitement et la
duplication des renseignements personnels demandés si ces frais sont
précisés dans une facture que reçoit l'institution. Règl. de l'Ont.
21/96, art. 2.
7. (1) Si la personne responsable donne à une personne une
estimation d'un montant à payer aux termes de la Loi et que l'estimation
s'élève à au moins 100 $, la personne responsable peut exiger un acompte
égal à 50 pour cent du montant de l'estimation avant de prendre d'autres
mesures pour répondre à la demande. Règl. de l'Ont. 21/96, art. 3.
(2) La personne responsable rembourse tout montant payé aux termes
du paragraphe (1) qui est supprimé par la suite. R.R.O. 1990, Règl. 460,
par. 7 (2).
8. En décidant si elle doit supprimer ou non la totalité ou une
partie d'un paiement exigé aux termes de la Loi, la personne responsable
tient compte des facteurs suivants :
1. La question de savoir si l'accès au document est accordé à
l'auteur de la demande.
2. Si le montant est d'au plus 5 $, la question de savoir si celui-
ci est trop petit pour justifier l'exigence d'un paiement. R.R.O.
1990, Règl. 460, art. 8.
9. Si une personne est tenue de payer des frais d'accès à un
document, la personne responsable peut exiger qu'elle le fasse avant de lui
accorder l'accès. R.R.O. 1990, Règl. 460, art. 9.
10. (1) Les conditions relatives à la sécurité et au caractère
confidentiel que la personne est tenue d'accepter avant que la personne
responsable puisse lui divulguer des renseignements personnels à des fins
de recherche sont les suivantes :
1. La personne n'utilise les renseignements qu'à des fins de
recherche précisées dans l'accord ou pour lesquelles elle a reçu
l'autorisation écrite de l'institution.
2. La personne nomme dans l'accord les autres personnes à qui sera
accordé l'accès aux renseignements personnels sous une forme dans
laquelle le particulier concerné par ces renseignements peut être
identifié.
3. Avant de divulguer les renseignements personnels aux autres
personnes visées à la disposition 2, la personne conclut un accord avec
celles-ci pour veiller à ce qu'elles ne les divulguent pas à d'autres
personnes.
4. La personne conserve les renseignements dans un endroit sûr
dont l'accès n'est accordé qu'à la personne et aux personnes à qui
l'accès est accordé aux termes de la disposition 2.
5. La personne détruit tous les identificateurs individuels
contenus dans les renseignements au plus tard à la date précisée dans
l'accord.
6. La personne ne communique avec aucun particulier concerné par
ces renseignements personnels, directement ou indirectement, sans
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