procedure des examens - Faculté de Pharmacie de Monastir

PROCEDURE INTERNE DE GESTION DES EXAMENS ECRITS FACULTE DE PHARMACIE DE
MONASTIR
A/ Généralités -Mettre en place un bureau des examens pendant toute la durée des
examens. Ce local est désigné dans le service de scolarité. Il est sous
la responsabilité du directeur des études.
- Le calendrier des examens est proposé par la scolarité et tenant compte
de l'organigramme des examens proposé par les délégués des étudiants. Ce
calendrier est approuvé par le conseil scientifique
-La préparation des salles d'examens est réalisée par le service de
scolarité fixant le nombre maximum d'étudiant par salle qui ne doit pas
dépasser la capacité d'accueil de chaque salle.
-Le calendrier des surveillances est élaboré par la scolarité et approuvé
par le Secrétaire Général.
- L'enseignant coordinateur de l'enseignement théorique de la
discipline (désigné par le département) est responsable de la gestion des
examens de sa discipline auprès de l'administration. -Le professeur référent de chaque année d'études se charge d'expliquer aux
étudiants tous les détails concernant les examens.
B/ Les Sujets a. Préparation :
1. Un seul sujet est rédigé pour chaque discipline et sur la même feuille,
la remise du sujet est effectuée par l'enseignant responsable auprès du
Secrétaire Général. Aucun sujet fragmenté n'est accepté.
2. La préparation du sujet se fait après concertation de tous les
intervenants du module ou de la discipline sous la coordination de
l'enseignant responsable. En cas de problème, il doit en informer le
directeur du département afin de trouver une solution avant le
dépassement des délais de remise des sujets. 3. Sur le sujet d'examen doit figurer le barème de notation. 4. L'autorisation ou l'interdiction de l'utilisation de certains documents
(tables de calcul) ou de machine à calculer simple doit être mentionnée
sur le sujet d'examen. Si aucune autorisation n'est précisée,
l'interdiction est automatique. 5. Il est préférable de donner conjointement les sujets des 2 sessions,
surtout pour le partiel de juin. Pour les vacataires, ceci est une
obligation. En attendant le tirage, les sujets de la 2ème session sont
gardés chez le secrétaire général (dans une armoire à clé) dans une
enveloppe cachetée et signée par l'enseignant responsable. 6. Pour les sujets sous forme de QCM et QROC, la rédaction doit être faite
conformément aux instructions fournies par l'administration, en
particulier l'obligation de prévoir 2 à 3 combinaisons des mêmes
questions
7. Recommandations sur les questions :
-Doivent avoir un énoncé clair avec le barème et le temps imparti à chaque
question.
-Avoir des précisions pour certaines épreuves sur la façon de corriger
(démarche notée ou non, note négative en cas de fausse réponse dans les
QCM,...)
-Les questions doivent être précises (éviter l'utilisation de brièvement,
principalement,...)
-Elles doivent porter sur l'ensemble du cours réellement enseigné.
b. Tirage :
1. Affichage et respect strict du calendrier du tirage des examens, lequel
prend fin 3 jours avant le début de chaque session.
2. Il doit se faire par l'enseignant responsable en coordination avec le
Secrétaire Général. 3. Pour les sujets qui comportent des questions rédactionnelles, le tirage
doit se faire le jour même, 1h 30 avant le début de l'examen
4. Après le tirage l'enseignant responsable doit récupérer toute trace du
sujet.
5. Le sujet tiré est gardé dans une enveloppe fermée au ruban adhésif dans
un coffre sous la responsabilité du Secrétaire Général contre une décharge.
6. En cas de non remise du sujet dans les délais fixés, le Secrétaire
Général doit en informer le Directeur du département. En cas de persistance
du problème, le Doyen prendra les dispositions nécessaires.
7. Le responsable de la discipline doit préciser au moment du tirage sur
l'enveloppe si le sujet nécessite ou non des feuilles d'examen. C/ Déroulement des Examens et Surveillance
1. Le responsable du module est chargé de l'acheminement des enveloppes des
sujets aux salles d'examen 15 minutes avant le démarrage de l'épreuve. A
défaut, cette tache est effectuée par le secrétaire général. 2. Le technicien surveillant est responsable de l'acheminement des feuilles
d'examens, de la liste de présence, du plan de la salle et du PV de
surveillance à la salle. Il est tenu de restituer à l'administration tous
les documents non utilisés pendant l'épreuve. Les techniciens sont chargés
d'un rôle de surveillant à responsabilité entière
3 Les surveillants (enseignants et autres) et les étudiants doivent être
dans la salle d'examen ¼ heure avant le début des épreuves. La fermeture
des portes se fait 5 mn avant l'ouverture du sujet. 4 Assurer une rotation des étudiants à chaque épreuve dans la même salle.
5 La carte d'étudiant est exigée à l'entrée en salle, en cas de perte ou
d'oubli, l'étudiant doit présenter une autorisation écrite fournie par
l'administration, qui sera agrafée au PV de surveillance. A défaut,
l'étudiant doit présenter une pièce d'identité (CIN, passeport,...)
6 La vérification de l'identité des étudiants est effectuée à l'entrée en
salle d'examen ou pendant le déroulement de l'épreuve. L'étudiant doit
poser sa carte sur la table afin que le contrôle se passe sans le moindre
dérangement.
7 L'émargement de la feuille de présence est effectué au début de l'épreuve
avant l'ouverture du sujet et à la sortie de l'étudiant après la remise de
la copie. Pour les amphithéâtres, il faut prévoir 3 listes d'émargement
correspondant aux 3 rangées. 8 Une fois le sujet distribué, aucun étudiant ne devrait être admis en
salle. 9 Aucun document ne doit être à la disposition des étudiants ni à leur
proximité. 10 Interdiction absolue de l'utilisation des téléphones portables par les
étudiants et les enseignants. 11 les enseignants surveillants doivent :
. Assurer la surveillance avec le maximum de vigilance durant
toute la durée de l'épreuve.
. Eviter tout incident pouvant perturber la concentration de
l'étudiant (bruits, discussions bilatérales).
12 En cas d'absence des enseignants surveillants, le doyen établit un
rapport à la fin de la session sur le sujet et le transmet au Président de
l'Université. 13 Tout échange direct (calculatrice, règle, correcteur,...) ou
communication entre les étudiants sont formellement interdits. 14 Les copies doivent être rédigées à l'encre bleu ou noir uniquement
(interdiction de stylo couleur distinctif) . 15 Un enseignant responsable par salle est désigné. Il doit veiller
notamment à :
. faire signer les feuilles d'examens.
. récupérer les feuilles signées et non utilisées
. rédiger et émarger le PV de surveillance
. vérifier le décompte des copies
. remettre les copies au Bureau des Examens.
. interdire la sortie des étudiants de la salle d'examen pendant les 30
premières minutes (examen d'une heure), les 45 premières
minutes(examen d'1h 30 min) ; et les 5 dernières minutes, ainsi que
l'entrée en salle d'examen d'étudiants une fois que le sujet a été
ouvert.
. respecter la durée de l'épreuve.
. modifier la disposition des étudiants dans la salle si le besoin s'en
ressent.
. Toute précision, information supplémentaire concernant le sujet doit
être annoncée à tous les étudiants à haute voix et éventuellement
transcrite au tableau par l'enseignement responsable de la matière
après information de l'enseignant responsable de la salle.
16 Au cas ou le sujet de l'examen comporte plusieurs parties devant être
traitées sur des feuilles séparées, l'étudiant doit remettre un seul
paquet, en précisant le nombre total de feuilles (la séparation des parties
se fera après le compostage). 17 L'étudiant doit remettre une copie blanche dans le cas où une partie n'a
pas été traitée.
18 L'étudiant doit indiquer le nombre de copies réellement remises. Ceci
doit être vérifié par les enseignants surveillants. 19 Une fois que le décompte des copies est vérifié dans le bureau des
examens (par rapport aux listes de présence et au PV de surveillance), les
copies sont gardées dans un coffre jusqu'à l'opération de compostage sous
la responsabilité du Secrétaire Général. 20 Le compostage des copies :
. doit être effectué le plus rapidement possible. Il faut
attribuer un numéro confidentiel connu par le responsable du
bureau, avant de séparer le talon de la copie.
. Conservation des copies sous clé chez le responsable du service
de la scolarité et des talons de copies sous clé chez le
Secrétaire Général.
. Les enseignants peuvent retirer les copies dans les 24 heures
après l'examen du module ou de la discipline.
. Les pages et parties vides non rédigés par l'étudiant doivent
être tamponnées.
21 En cas d'événement naturel ou accidentel rendant impossible ou difficile
l'accès au lieu des examens, le doyen est seul habilité à prendre la
décision de reporter des épreuves.
D/ Correction des Copies 1 Effectuée par les enseignants correcteurs sur des copies
anonymes.
2 L'enseignant responsable du module corrige en dernier et
transcrit la note finale, avant de rendre les copies au responsable
de la scolarité. 3 Les mouvements des copies sont c