cahier des charges Assistance à la maîtrise d'ouvrage pour la mise ...

GUIDE A LA REDACTION
D'UN CAHIER DES CHARGES
POUR TOUT BÉNÉFICIAIRE D'UN CONCOURS FINANCIER DE L'ADEME
dans le cadre du dispositif d'aide à la décision CAHIER DES CHARGES
ASSISTANCE A LA MAITRISE D'OUVRAGE POUR LA MISE EN PLACE D'UNE CHAUFFERIE
BIOMASSE COLLECTION DES CAHIERS DES CHARGES
D'AIDE A LA DECISION
Version du 05/09/2012
sommaire
1 - PREAMBULE 4
2 - introduction 5
3 - objectifs du prestataire 5
4 - description de la prestation 6
4.1 - Conseil et soutien du maître d'ouvrage 6
4.2 - Choix du montage juridique 6
4.3 - Désignation d'un bureau d'études pour l'étude de faisabilité 7
4.3.1 - Rédaction du cahier des charges pour l'étude de faisabilité 7
4.3.2 - Examen des candidatures 7
4.4 - Contrôle de l'étude de faisabilité 7
4.4.1 - Etude des besoins 7
4.4.2 - Plan d'approvisionnement 8
4.4.3 - Choix des équipements 8
4.4.4 - Etude économique et financière 8
4.4.5 - Impacts environnementaux 8
4.5 - Assistance au montage financier 9
4.6 - Choix de la maitrise d'?uvre et mise en place des autres acteurs 9
4.6.1 - Rédaction de l'appel d'offres pour la maîtrise d'?uvre 9
4.6.2 - Mise en place des autres acteurs 9
4.6.3 - Examen des candidatures 10
4.7 - Contrôle des avant-projets 10
4.8 - Suivi des travaux 10
4.9 - Réception de la chaufferie et finalisation du projet 11
4.10 - Suivi du bon fonctionnement de l'installation 11
5 - modalités de réalisation de la prestation 13
5.1 - Avant la prestation 13
5.2 - Pendant la prestation 13
5.3 - Après la prestation 14
Liste des annexes
ANNEXE 1 : RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES 15
Annexe 2 : Glossaire 17
PREAMBULE
L'AIDE A LA DECISION DE L'ADEME
L'ADEME SOUHAITE CONTRIBUER, AVEC SES PARTENAIRES INSTITUTIONNELS ET
TECHNIQUES, À PROMOUVOIR LA DIFFUSION DES BONNES PRATIQUES SUR LES
THÉMATIQUES ÉNERGIE ET ENVIRONNEMENT. POUR CELA, SON DISPOSITIF DE SOUTIEN
AUX ÉTUDES D'AIDE À LA DÉCISION (PRÉ-DIAGNOSTICS, DIAGNOSTICS, ÉTUDE DE
PROJETS) EST OUVERT AUX ENTREPRISES, AUX COLLECTIVITÉS ET PLUS GÉNÉRALEMENT
À TOUS LES BÉNÉFICIAIRES INTERVENANT TANT DANS LE CHAMP CONCURRENTIEL QUE
NON CONCURRENTIEL, À L'EXCLUSION DES PARTICULIERS. Dans le cadre de son dispositif d'aide à la décision, l'ADEME soutient
financièrement les études avec un objectif de qualité et d'efficacité pour
le bénéficiaire.
Les Cahiers des Charges de l'ADEME
Les cahiers des charges / guide pour la rédaction d'un cahier des charges
de l'ADEME définissent le contenu des études que l'ADEME peut soutenir.
Chaque étude est conduite par une société de conseils ci-après dénommée «
le prestataire conseil » ou « Bureau d'études », pour un client ci-après
dénommée « le bénéficiaire » ou le « Maître d'ouvrage ». Le suivi technique de l'ADEME
L'ADEME assure un conseil technique et un suivi de la prestation. Pour ce faire, l'aide de l'ADEME implique une transmission des résultats de
l'étude. Cette transmission d'information se fera par l'utilisation du
portail Internet DIAGADEME (www.diagademe.fr) comprenant : - Le rapport final d'étude
- Une fiche de synthèse complétée (figurant en annexe du présent cahier des
charges). Dans DIAGADEME :
1 - le prestataire conseil saisit les informations sur le résultat de
l'étude
2 - le bénéficiaire de l'aide de l'ADEME (maître d'ouvrage) saisit son
bilan de satisfaction sur la
prestation Compléter DIAGADEME est obligatoire et conditionne le paiement final de la
subvention par l'ADEME au bénéficiaire. La confidentialité de ces informations est garantie par l'utilisation des
codes d'accès strictement personnels. Les informations ne sont accessibles
que par l'ADEME, le prestataire et bénéficiaire du soutien de l'ADEME. Contrôle - Bilan des études financées par l'ADEME
L'étude, une fois réalisée pourra faire l'objet - ce n'est pas systématique
- d'un contrôle approfondi ou d'être analysée dans le cadre d'un bilan
réalisé par l'ADEME. Eventuellement un contrôle sur site pourra être mené
par un expert mandaté par l'ADEME afin de juger de la qualité de l'étude,
de l'objectivité du rapport, de ses résultats, etc.. Dans tous les cas, le
bénéficiaire et/ou le prestataire conseil pourront alors être interrogés
sur l'étude et ses conséquences.
Le présent document précise le contenu et les modalités de réalisation et
de restitution de l'étude qui seront effectués par un intervenant extérieur
au bénéficiaire de l'aide de l'ADEME.
CAHIER DES CHARGES assistance à la maitrise d'ouvrage pour la mise en place
d'une chaufferie biomasse INTRODUCTION Le présent cahier des charges vise à définir le rôle d'un assistant à la
maîtrise d'ouvrage dans le cadre d'installations de chaufferie bois pour
les secteurs du collectif et de l'industrie. Dans une volonté d'adaptation
de la charte « Reconnaissance Grenelle Environnement » à ces secteurs il
est nécessaire de formaliser le rôle de cet acteur spécifique de la filière
qui assure le suivi de toutes les étapes du projet et qui a un rôle de
coordinateur entre tous les intervenants. Il permet de plus de garantir que
les différentes étapes du projet sont réalisées dans les règles de l'art.
Ce cahier des charges permet d'étendre son périmètre d'action tout en
définissant les différentes prestations qu'il doit fournir. Idéalement
l'assistant à la maîtrise d'ouvrage doit être présent tout au long du
projet de chaufferie bois. L'intervention ponctuelle de l'assistant à la
maîtrise d'ouvrage sur certaines étapes d'un projet reste possible. Ce document doit pouvoir servir de guide de référence pour un maître
d'ouvrage dans le choix d'un assistant à la maîtrise d'ouvrage dans le
cadre d'un projet de chaufferie biomasse. Imposer la présence d'un
assistant à la maitrise d'ouvrage (selon les modalités définies) doit
permettre d'assurer la qualité du projet à chacune de ses étapes afin
d'éviter certains écueils susceptibles de retarder le projet ou d'en
augmenter le coût.
objectifs du prestataire L'assistant à la maîtrise d'ouvrage a pour objectifs : - De conseiller le maître d'ouvrage dans la gestion du projet ;
- D'assurer la qualité du projet à travers une vision globale du projet
et en coordination avec les différents acteurs du projet ;
- De mettre en ?uvre les différentes étapes du projet et de rédiger les
cahiers des charges si nécessaire (Bureau d'études, Maîtrise
d'?uvre) ;
- De s'assurer de la conformité réglementaire et technique de
l'installation ;
- De s'assurer le bon fonctionnement de l'installation et des modalités
de maintenance. description de la prestation
1 Conseil et soutien du maître d'ouvrage L'assistant à la maîtrise d'ouvrage doit avoir un rôle privilégié auprès du
maître d'ouvrage. Il doit pouvoir le seconder et apporter des compétences
techniques que le maître d'ouvrage ne possède pas.
Dans ce rôle de soutien, le prestataire doit pouvoir réaliser les missions
suivantes : - Prise en compte des objectifs du maître d'ouvrage ;
- Conseils concernant les spécificités techniques d'un projet de
chaufferie bois ;
- Organisation et animation avec les différents acteurs lors des
différentes étapes ;
- Assistance à la prise de décision ;
- Identification des tâches critiques par l'identification des étapes
clés et des points de passage déterminants ;
- Réalisation et suivi d'un planning prévisionnel avec anticipation des
mesures correctives à apporter le cas échéant. 2 Choix du montage juridique Le prestataire doit pouvoir conseiller le maître d'ouvrage dans le choix du
montage juridique de son projet. Il s'agit de définir les modalités
juridiques et financières de mise en ?uvre du programme des travaux, de
l'exploitation technique des équipements, et, pour un réseau de chaleur
public, de la gestion du service.
L'assistant à la maîtrise d'ouvrage doit pouvoir détailler les avantages et
les inconvénients des montages en gestion directe ou délégué. Une fois ce choix effectué, il s'agit de déterminer avec le maître
d'ouvrage les modalités du montage juridique : - mode de gestion de la chaufferie (directe ou indirecte), réalisation
des ouvrages et des équipements (gestion directe, affermage ou
concession) ;
- exploitation de l'installation (détermination du contrat et des
prestations en fourniture d'énergie, en entretien des installations et
en renouvellement des équipements). Dans le cadre de la gestion directe d'un réseau de chaleur, l'assistance à
la maîtrise d'ouvrage se verra confier les missions suivantes : - assistance au montage de la régie (rédaction des statuts et
établissement d'un compte de résultats prévisionnel ;
- mise au point de la vente de chaleur (calcul du tarif prévisionnel de
vente de la chaleur, mise au point du règlement de service et des
polices d'abonnement. Dans le cas d'une gestion indirecte (affermage), le prestataire doit
pouvoir assurer des compétences techniques, économiques et juridiques pour
le montage de la délégation de service public. Dans le cadre de la mise en place d'une délégation de service public de
type concession, le prestataire doit être en mesure d'effectuer les
missions suivantes :
- constitution d'une commission de délégation de servic