Conduite et présentation d'activités professionnelles (CPAP)

Conduite et présentation d'activités professionnelles (CPAP) Plan :
1. Introduction
2. Le référentiel
3. Le dossier
4. L'épreuve orale
5. Conclusion
1. Introduction
Je ne prétends pas détenir la vérité. Mais depuis quatre ans, je prépare
des étudiants à cette épreuve. J'ai donc voulu rassembler l'ensemble des
données en ma possession afin qu'ils puissent les consulter librement.
Vos idées m'intéressent. Vous avez passé cette épreuve, vous préparez cette
épreuve parce que vous êtes étudiant, parce que vous êtes enseignant,
n'hésitez pas à me donner votre avis, à m'envoyer des suggestions. Bref,
écrivez moi.
Je tiens à préciser que mes élèves préparent leur BTS en apprentissage,
certains éléments leur seront donc spécifiques.ñ
2. Le référentiel :
L'objectif est d'évaluer :
. l'initiative et le sens des responsabilités dans le cadre d'activités
professionnelles appliquées au domaine de compétence d'un assistant de
gestion de PME-PMI et dont l'ensemble doit obligatoirement concerner
les aspects administratif, commercial, comptable et informatique,
. les compétences appliquées à des situations réelles,
. l'aptitude à la prise de décision et la mise en oeuvre de solutions
adaptées aux problèmes rencontrés,
. l'aptitude à communiquer dans une situation de face à face.
Les critères retenus pour l'évaluation sont :
. l'étendue et la diversité des activités et leur conformité au
référentiel,
. les compétences et comportements professionnels,
. la capacité à mobiliser les savoir-faire appropriés et à gérer son
temps et son activité,
. l'aptitude à rendre compte, à situer son activité, à justifier ses
choix, ses démarches, ses méthodes,
. l'adaptabilité et la mobilité,
. la qualité de la communication.
L'évaluation se déroule sous la forme d'une épreuve orale de 40 minutes. Le
jury disposera du dossier professionnel du candidat.
Durant les 10 premières minutes, le candidat présentera, sans être
interrompu par le jury, l'activité professionnelle exercée dans le cadre de
son emploi en prenant appui sur la note de synthèse relative à son activité
en situation professionnelle. Il développera ensuite de façon détaillée une
activité choisie par le jury à partir de l'examen préalable du dossier. Ce
développement pourra être illustré par tout moyen. Le jury pourra ensuite
le questionner sur diverses activités figurant au dossier.
Le jury est généralement composé de deux professeurs enseignant les
méthodes d'administration et de gestion des PME-PMI et d'un professionnel.
Si l'on résume au maximum, il faut retenir que c'est une épreuve orale qui
s'appuie sur un dossier.ñ
3. Le dossier
Le dossier est lui-même composé de deux éléments :
. la note de synthèse
. les fiches-bilans
3.1 La note de synthèse
Le plan habituel de la note de synthèse est le suivant :
1. Présentation de l'entreprise
2. Activités réalisées en entreprise et ne donnant pas lieu à la création
de fiches-bilans
3. Actions réalisées en entreprise et donnant lieu à la création de
fiches-bilans
4. Bilan professionnel et personnel
Cette note, rédigée, sera présentée dactylographiée et contiendra entre 7
et 15 pages.
La présentation de l'entreprise ne se limite pas à un historique. Elle doit
contenir l'activité de l'entreprise, présenter son environnement, sa
démarche commerciale, ses points forts et ses points faibles.
Les activités réalisées en entreprise et ne donnant pas lieu à la création
de fiches-bilans peuvent être présentées soit de façon chronologique, soit
de façon thématique. De façon chronologique, l'étudiant devra mettre en
évidence l'évolution de son autonomie, de ses savoirs dans l'entreprise. De
façon thématique, l'étudiant indiquera les différents travaux qu'il a du
effectuer pendant son apprentissage ; les thèmes peuvent être par exemple :
administratif, commercial, comptable...
Les actions réalisées en entreprise et donnant lieu à la création de fiches-
bilans seront présentées dans l'ordre chronologique. Une action est un
travail réalisé par l'étudiant seul ou en collaboration mais, contrairement
à l'activité, tâche routinière ou habituelle, l'action est plus l'exécution
d'un dossier par l'étudiant afin de démontrer ses capacités à devenir
Assistant de Gestion. Cette action résulte généralement soit d'une analyse
de l'étudiant (améliorer ou créer) soit d'une demande de l'employeur.
L'étudiant devra mettre en évidence son implication, son autonomie, ses
responsabilités et ses apports lors de la réalisation de ses actions.
Un bilan professionnel et personnel clôturera cette note. L'étudiant tirera
le bilan de ses deux années de formation aussi bien sur le plan
professionnel que personnel. Sur le plan professionnel, il présentera ses
acquis et les éléments qu'il lui faut encore développer ; sur le plan
personnel, les apports du monde du travail sur son comportement de tous les
jours seront évaluer. Il est aussi possible à l'étudiant de faire un
rapprochement entre le monde du travail et sa formation.ñ
3.2 Les fiches-bilans
Télécharger une fiche bilan vierge
Chaque action donne lieu à l'établissement d'une fiche-bilan précisant
notamment s'il s'agit d'une action en pleine responsabilité, en
collaboration avec d'autres étudiants ou d'une action menée en association
avec un professionnel.
Les 3 grandes parties de la fiche-bilan :
. Présentation de l'action (nom, objectif, activités réalisées)
. Contexte matériel et relationnel
. Bilan de l'action
Présenter l'action consiste à lui donner un nom évocateur. L'objectif
permet d'énoncer les intentions du candidat lors de la mise en place de
l'action. Cet objectif peut être atteint ou non, l'important étant que
l'étudiant se soit donné tous les moyens pour l'atteindre. Il précisera
ensuite le déroulement de l'action en indiquant les missions qu'il a
menées. Enfin, il convient de préciser si l'action a été menée seul ou non
et les domaines qu'elle englobe : administratif, comptable et/ou
commercial.
Le contexte matériel et relationnel permet de préciser :
quels matériels ont été utiles pour mener l'action,
quelles personnes ont été en relation avec l'étudiant dans le cadre de
son action.
Le bilan n'est pas une constatation. Il convient d'indiquer si l'objectif
fixé au départ a été atteint. S'il ne l'a pas été, il faut préciser les
raisons qui ont empêché l'aboutissement du projet. Dans tous les cas, il
faut présenter les apports pour l'entreprise, pour soi-même et pour les
tiers.
Si toute action donne lieu à l'établissement d'une fiche-bilan, certaines
actions sont plus importantes que d'autres : les actions significatives.
Elles sont plus importantes pour diverses raisons :
. l'implication du candidat y fut très importante,
. le contenu de l'action a nécessité des démarches compliquées, a
demandé beaucoup de temps au candidat,
. la mise en oeuvre de l'action était d'une nécessité vitale pour
l'entreprise...
De plus, il existe deux contraintes "juridiques" concernant ces actions
significatives :
. il en faut au minimum deux,
. ces deux actions significatives doivent couvrir l'ensemble des
domaines de compétence(administratif, comptable et commercial). Les
actions significatives ne doivent pas contenir chacune les trois
domaines mais si l'on superpose les deux fiches-bilans, les trois
domaines sont couverts.
Une fois le dossier réalisé, il convient de préparer l'épreuve orale.ñ
4. L'épreuve orale
Cette épreuve peut être appréhendée de deux façons :
1. le déroulement de l'épreuve
2. la préparation à l'épreuve
4.1 Le déroulement de l'épreuve
C'est une épreuve de 40 minutes découpée de la façon suivante :
1. Présentation de l'activité professionnelle des deux dernières années :
10 minutes
2. Exposé de l'action significative choisie par le jury : 20 minutes
3. Discussion avec le jury sur les autres actions et sur l'activité
professionnelle : 10 minutes
Les 10 premières minutes s'inspirent de la note de synthèse. En effet, le
candidat devra situer son activité professionnelle puis la présenter. Il me
semble important d'insister un peu plus sur les actions, et encore plus sur
les actions significatives. Il faudra en effet vendre l'action sur laquelle
le candidat souhaite être interrogé. Je propose généralement le timing
suivant à mes étudiants :
. 1 minute pour la présentation de l'entreprise
. 3 minutes pour les activités
. 4 minutes pour les actions
. 2 minute pour le bilan
Il va de soi que ces données sont aussi fonction de l'entreprise et de
l'étudiant.
J'insisterai aussi particulièrement ici sur la gestion du temps. Il est
demandé au candidat de monologuer pendant 10 minutes, le jury n'ayant pas
le droit d'interrompre l'exposé. Cette gestion du temps ne peut se faire
qu'avec un entraînement régulier.
Les 20 minutes suivantes sont une discussion avec le jury. Le candidat doit
mettre en évidence sont degré d'implication. Ceci n'est possible que si
certaines règles sont respectées :
. Le candidat aura tout d'abord fait une analyse de l'existant afin de
déterminer les lacunes. Il pourra ainsi déterminer ses objectifs. Il
faut donc que, lors de son introduction, l'étudiant indique pourquoi
il a décidé de mener cette action puis comment il l'a menée.
. Durant le développement, il faut insister sur les outils utilisés. Il
ne suffit pas de raconter une petite histoire de l'action mais bien
d'expliquer au jury les raisons qui ont amené l'étudiant à utiliser
une technique plutôt qu'une autre, à prendre une décision plutôt
qu'une autre.
. La conclusion sera le bilan de l'action. Cette conclusion sera
facilitée si elle s'appuie sur un rapport ou une synthèse qui a été
(ou aurai pu être) remis au dirigeant.
Pour cette partie, je donne généralement un conseil aux étudiants :
préparer la première et l