Section I - Guide pour l'évaluation des offres

GUIDE STANDARD POUR L'EVALUATION DES OFFRES
POUR
L'ACQUISITION
DE BIENS ET TRAVAUX
Banque Africaine de Développement Novembre 2010
PREFACE Le présent Guide standard pour l'évaluation des offres pour les
acquisitions de biens et de travaux a été préparé par la Banque Africaine
de Développement[1] à l'intention de ses emprunteurs et de leurs agences
pour leur permettre d'évaluer des offres en se conformant aux dispositions
des Règles et Procédures pour l'Acquisition des Biens et Travaux, Mai 2008,
référenciée ci-après comme « les Règles et Procédures » (voir notamment le
paragraphe 2.12 des Règles et Procédures pour l'Acquisition des Biens et
Travaux). Bien que le présent document[2] a spécifiquement pour objet de
faciliter l'évaluation des offres présentées sur appel d'offres
international (AOI) ou sur appel d'offres international restreint (AOIR),
il devrait aussi être utilisé par les emprunteurs qui doivent évaluer des
offres présentées dans le cadre d'un appel d'offres national (AON) ou d'une
consultation de fournisseurs (CF) sous réserve des modifications et
simplifications requises. L'Emprunteur est tenu de publier les résultats de l'évaluation des
offres sur le site Internet de la Banque (www.afdb.org) et dans UNDB online
(www.devbusiness.com) en conformité avec les dispositions du paragraphe
2.60 des « Règles et Procédures » dans les deux semaines suivant la
réception de l'avis de « non-objection » de la Banque à la recommandation
d'attribution du marché. A cet effet, l'Emprunteur doit adresser les
résultats de l'évaluation des offres à la Banque qui se chargera de la
publication. Toute personne souhaitant faire part de commentaires ou ayant des questions
concernant ces documents, ou souhaitant obtenir des informations
additionnelles sur les acquisitions dans le cadre de projets financés par
la Banque, est invitée à prendre contact avec : Département des Acquisitions et des Services Fiduciaires (ORPF)
Banque Africaine de Développement (www.afdb.org)
Agence temporaire de relocalisation - Tunis (Tunisie)
13 Avenue du Ghana
BP. 323, 1002 Tunis-Belvédère
Tunisie
Téléphone: +216 - 71 102 027
Télécopie: +216 - 71 831 552
Courriel: procurementpolicy@afdb.org
Département des Acquisitions et des Services Fiduciaires (ORPF)
Banque Africaine de Développement (www.afdb.org)
Siège - Abidjan (Côte d'Ivoire)
5 Avenue Joseph Anoma
01 B.P. 1387, Abidjan 01
Côte d'Ivoire
Téléphone: +225 - 20 20 44 44
Télécopie: +225 - 20 21 77 53
Courriel: procurementpolicy@afdb.org
Comment utiliser ces formulaires
1. Les formulaires et les instructions contenues dans ce document
indiquent la marche à suivre pour évaluer les offres reçues à la suite d'un
AOI. L'AOI doit être mené en utilisant les Dossiers Types d'Appel d'Offre
(DTAOs)[3] émis par le Groupe de la Banque. La Banque exige que les DTAOs
soient utilisés par les Emprunteurs[4] en cas d'AOI. Les DTAOs sont
disponibles sur le portail internet de la Banque. 2. Dans tous les cas, les procédures de soumission et d'évaluation
décrites dans les Instructions aux soumissionnaires (IS) du dossier d'appel
d'offres spécifique doivent être suivies lors de l'évaluation des offres.
Bien que les DTAOs soient tous différents, les IS qu'ils contiennent sont
très similaires, notamment pour ce qui concerne les DTAO Biens, Travaux et
Travaux de taille moyenne qui sont ceux les plus fréquemment utilisés. Les
formulaires et les instructions contenues dans ce document sont fondés sur
l'utilisation de ces IS et des Données particulières de l'Appel d'Offres
qui s'y rapportent et qui contiennent des informations se rapportant
spécifiquement au marché considéré. 3. La procédure d'évaluation des offres pour les autres méthodes
d'acquisition peut également être similaire à la procédure en cas d'AOI, à
l'exception de l'application des Préférences nationale ou régionale. Dans
le cas d'AOIR, la procédure d'évaluation de l'AOI est suivie, mais sans
l'application éventuelle des Préférences nationale ou régionale. Dans le
cas d'AON ou de CF, l'Emprunteur peut décider d'ajuster la procédure
utilisée pour l'AOI, si par exemple la procédure d'AON est utilisée. Dans
ce cas, le dossier d'appel d'offres doit indiquer clairement la manière
dont la soumission et l'évaluation des offres seront menées. Cependant le
processus retenu doit suivre le principe d'un appel d'offres ouvert et la
publication des résultats est toujours exigée quelle que soit la méthode
d'acquisition utilisée. 4. Le dossier type d'acquisition de matières premières (voir le
paragraphe 2.68 des « Règles et Procédures ») utilisent une procédure
modifiée de l'AOI, et stipule l'emploi d'une monnaie spécifique pour les
offres et leur évaluation. Il n'est donc pas nécessaire dans ce cas de
remplir les Formulaires se rapportant à la conversion des montants en une
seule monnaie. 5. Habituellement, les méthodes d'évaluation complexes sont utilisées
pour l'acquisition de travaux importants et l'acquisition de fournitures et
installations de matériels et équipements, dans le cadre d'un AOI.
L'attention du lecteur est attirée sur le fait que l'évaluation et le
rapport d'évaluation correspondant ne doivent pas nécessairement être
longs. L'évaluation des offres pour un marché de fournitures disponibles en
magasin est généralement rapide et facile lorsqu'une préférence nationale
ou régionale n'est pas prévue, tout en adhérent aux « Règles et
Procédures ». Les formulaires doivent toujours être joints au rapport
d'évaluation, mais peuvent être adaptés aux exigences particulières des
dossiers d'AO. Diverses annexes doivent être jointes au rapport, afin
d'expliciter certains détails du processus suivi pour l'évaluation des
offres ou de restituer précisément les formulations de langage ou
indications chiffrées contenues dans une offre et ayant fait débat. Le
rapport doit comporter tous les renvois nécessaires et faire référence aux
clauses correspondantes du DAO. 6. Mention spéciale doit être faite des marchés qui regroupent des
marchés moins importants («lots», ou « articles ») pouvant être attribués à
un soumissionnaire unique ou en marchés d'un ou plusieurs lots à différents
soumissionnaires. Dans ce cas, les offres doivent être évaluées séparément
pour chaque lot ou article en tenant compte (i) de l'octroi éventuel d'une
marge de préférence par lot (AOI), et (ii) des rabais qui peuvent être
proposés lorsque plus d'un lot ou article est attribué au même
soumissionnaire. Seul le Formulaire 1 sera commun à tous les marchés
attribués. 7. Les Emprunteurs doivent examiner les présents formulaires
d'évaluation et les instructions correspondantes dès la phase de
préparation du projet, afin de déterminer les nécessités administratives et
managériales de l'évaluation des offres. Le personnel de la Banque est à
leur disposition afin de préciser les procédures à suivre, y compris les
modifications nécessaires relatives à l'évaluation des offres lorsque les
documents d'AO ne sont pas les documents types de la Banque. La Banque
encourage les Emprunteurs à faire appel à des consultants chevronnés pour
les aider à évaluer les offres relatives à des marchés complexes (voir les
paragraphes 3.10 et 3.11 des « Règles et Procédures »); la rémunération des
consultants peuvent alors éventuellement être financés par le fonds du
projet, si l'Accord de Financement le permet.
TABLE DES MATIERES Section I - Guide pour l'évaluation des offres 8 1.1 Ouverture des plis 8 1.2 Principes applicables à l'évaluation 11 1.3 Examen préliminaire des offres 12 1.4 Examen détaillé des offres 21 1.5 Attribution du marché 32 Section II - Formulaires types d'évaluation des offres 42 Formulaire 1. Liste de contrôle des offres 42 Formulaire 2. Prix des offres (lus publiquement) 43 Formulaire 3A : Examen préliminaire - Conformité commerciale 44 Formulaire 4 : Corrections et rabais inconditionnels 46 Formulaire 5 : Taux de change 47 Formulaire 6 A : Conversion monétaire (monnaie unique) 48 Formulaire 6B : Conversion monétaire (plusieurs monnaies) 49 Formulaire 7 : Ajouts pour omissions, ajustements et divergences mineures
(valorisation monétaire) 50 Formulaire 8A : Préférence nationale/régionale pour les biens 51 Formulaire 8B : Préférence nationale/régionale pour les entreprises de
travaux 52 Formulaire 9 : Proposition d'attribution du marché 53 Section III - Rapport d'évaluation des offres et proposition d'attribution
de marché 54 3.1 Page de couverture type 54 3.2 Modèle de rapport d'évaluation des offres 55
3.2.1 Identification et processus d'appel d'offres 55
3.2.2 Objet du marché et coût approximatif 57
3.2.3 Procédure d'appel d'offres 57
3.2.4 Examen préliminaire des offres 58
3.2.5 Evaluation des offres conformes pour l'essentiel 58
3.2.6 Post-qualification 58
3.2.7 Recommand