Avant l'examen - Esen

|L'organisation des examens nationaux dans les établissements du 2nd degré |
|Fiche technique des activités essentielles |
|communes à tous les examens |
|Certains examens peuvent exiger d'autres tâches particulières : |
|se reporter à la fiche spécifique de l'examen concerné (voir lien en fin de |
|document) |
|Avant l'examen | |Date |Action ou tâche |Qui fait quoi ? |Remarque |
| |Informations et |Équipe de |Édition BO par séries et |
| |communication |direction |par type d'épreuves |
| |Les procédures |Équipe de | |
| |d'inscriptions |direction | |
| | |Secrétariat | |
| | |scolarité | |
| |Aménagement des Epreuves |Équipe de |Prévoir des surveillances |
| |d'Examens et Concours |direction, |spécifiques (recrutement |
| |(AEEC) |Services |éventuel), des |
| | |académiques, |regroupements de candidats,|
| | |Services |secrétaires... |
| | |médicaux, Équipe | |
| | |enseignante | |
| |Vérifier les modalités et |Équipe de | |
| |organiser les épreuves en |direction | |
| |CCF | | |
| |Procéder à l'affectation |Équipe de | |
| |des salles |direction | |
| |La réglementation (informer|Équipe de | |
| |des modifications |direction | |
| |éventuelles) | | |
| |Traiter les spécificités de|Équipe de | |
| |l'examen : dispenses, cas |direction | |
| |particuliers |Secrétariat | |
| | |scolarité | |
|Jour |Préparer le tableau des |Équipe de | |
|J-60 |convocations |direction | |
| |Informer les partenaires |Équipe de | |
| |locaux |direction | |
| |des dates d'examen (police,| | |
| |mairie, entreprises sur | | |
| |travaux prévus...) | | |
|Jour |Réguler les convocations, |Équipe de |Intégrer les absences, les |
|J-30 |prévoir un volant de |direction |convocations diverses des |
| |remplaçants | |uns et des autres |
| |Éditer et diffuser les |Équipe de | |
| |convocations pour les |direction | |
| |surveillances |Secrétariat | |
| | |scolarité | |
| |Vérifier papeterie |Secrétariat | |
| | |d'examen | |
| |S'assurer que les |Équipe de | |
| |convocations pour les |direction | |
| |corrections et/ou les oraux| | |
| |sont arrivées et ont été | | |
| |diffusées | | |
| |Prévoir l'accueil |Équipe de | |
| |infirmerie |direction | |
| |Préparer l'information des |Équipe de |Prévoir la signalétique. |
| |candidats |direction | |
| |et des surveillants de |Secrétariat | |
| |salles |scolarité | |
| |Prévoir un relevé des |Équipe de | |
| |élèves DP pour transmission|direction | |
| |à la gestion |Secrétariat | |
| | |scolarité | |
| |Préparer ou mettre à |Équipe de | |
| |disposition de tous les |direction | |
| |acteurs un mémento de |Secrétariat | |
| |l'examen |d'examen | |
| |Informer le service général|Équipe de | |
| |de l'établissement de |direction | |
| |l'affectation des salles |Secrétariat | |
| |d'examen en vue de la |d'examen ou | |
| |préparation des locaux |scolarité | |
|Date |Action ou tâche |Qui fait quoi ? |Remarque |
| |Contrôler les enveloppes de|Équipe de |Nombre de sujets par |
| |sujets dès leur arrivée et |direction |épreuves conforme au nombre|
| |les mettre au coffre | |de candidats |
|Jour J-8|Réguler les convocations |Équipe de | |
| |pour la surveillance |direction | |
| | |Secrétariat | |
| | |d'examen ou | |
| | |scolarité | |
| |Réunion préparatoire du |Équipe de | |
| |secrétariat d'examen |direction | |
| |Contrôler les listes |Secrétariat | |
| |d'affichage |d'examen | |
| |Contrôler les listes |Secrétariat | |
| |d'anonymat |d'examen | |
| |Informer sur les numéros |Secrétariat | |
| |d'appel en cas de |d'examen ou | |
| |difficulté |scolarité | |
| |Organiser l'accueil des |Équipe de | |
| |surveillants |direction Service| |
| | |général | |
|Jour J-2|Réguler les convocations |Équipe de | |
| |pour la surveillance |direction | |
| | |Secrétariat | |
| | |d'examen ou | |
| | |scolarité | |
| |Préparer les salles |Secrétariat |Enlèvement des affichages |
| |(tables, étiquetage, |d'examen |thématiques dans les salles|
| |affichage des consignes de |Service général | |
| |surveillance) | | |
| |Adapter le dispositif des |Service général |Être attentif à l'absence |
| |sonneries aux épreuves | |de sonnerie pendant le |
| |prévues | |déroulement des épreuves |
| |Organiser l'accueil des |Équipe de | |
| |candidats |direction | |
| | |Secrétariat | |
| | |d'examen | |
| |Organiser la distribution |Équipe de | |
| |des sujets |direction | |
| |Organiser |Secrétariat | |
| |l'approvisionnement des |d'examen | |
| |salles en papeterie | | |
| |Organiser le retour des |Secrétariat | |
| |copies à la fin de chaque |d'examen | |
| |épreuve | |